Zakladatel společnosti On Point Speaking upozorňuje, že lidé mají rádi, když jim někdo říká, co mají očekávat a co mají dělat. Parametry a pravidla vám umožňují být lídrem, který věnuje čas jejich nastavení.
Při své práci budete mít omezené možnosti zviditelnění. Jsou cenné, protože jsou to okamžiky, kdy můžete prokázat vůdcovství nebo svůj potenciál pro vůdcovství. Příležitost máte v přechodech, které se objevují během porad. Tyto okamžiky vám umožňují převzít kontrolu a skutečně vyniknout.
Když na vás přijde řada, musíte si zahrát na hostitele porady. Představte si, že jste pozváni k někomu domů, on vám otevře dveře, aby vás pustil dovnitř, a nechá vás tam stát. Nevíte, co máte dělat dál nebo kam jít, do jakých místností smíte nebo nesmíte, dokud vás neprovedou. Přesně tak se cítí vaši posluchači, pokud na svých schůzkách nepřevezmete iniciativu při přechodech.
Zde jsou dva klíčové momenty, které vám dávají příležitost předvést své vůdčí kvality v rámci těchto přechodů.
PRVNÍCH DESET VTEŘIN
Ať už se jedná o týdenní interní týmovou poradu nebo výroční setkání se zúčastněnými stranami, bez ohledu na obsah, když přijde řada na vaši prezentaci, všechny oči se upírají na vás.
Nestačí začít slovy: „Dobře, no, tak, ehm, jo, zatím to byl dobrý týden a…“ Už jste ztratili své publikum. Musíte si připravit svou sekci. Prvních 10 vteřin je klíčových – i když se svým týmem pracujete už roky.
Jedním z důvodů, proč mít připravenou sekci, vám dává čas, abyste se v mluvení cítili pohodlně, než se dostanete k jádru svého sdělení. Druhým důvodem je, že umožňuje publiku aklimatizovat se na nového řečníka a strávit myšlenku nebo koncept, o kterém se chystáte mluvit.
Když na vás přijde řada, ať už mluvíte jako první, nebo až po prezentaci ostatních, může být lákavé vrhnout se do připravené práce. Vaše publikum je však pravděpodobně rozptýlené. Pokud nekontrolují své telefony, mají starosti s dalším úkolem po schůzce, přemýšlejí o tom, jak budou mluvit po vás, nebo o řadě dalších komplikací či priorit.
Navzdory tomu, že jste možná byli vy i vaše téma formálně představeni (nebo že je vaše téma napsáno v programu jednání, či dokonce dvanácticentimetrovými písmeny na PowerPointu), potřebuje publikum zopakovat, aby vaše sdělení skutečně vstřebalo. V opačném případě jim do doby, než doženou, co říkáte, unikne část vašeho materiálu a možná i hlavní myšlenka.
Na rozdíl od psaného jazyka je většina mluveného projevu spontánní, má jednodušší strukturu a zahrnuje opakování a přeříkávání.
Než začnete mluvit, využijte příležitosti a zopakujte si, o čem mluvíte. Umožní vám to vypadat kontrolovaně a soustředěně a ne přemýšlet, zda vaše pointa přistála.
POSLEDNÍCH NĚKOLIK MINUT
Když se blížíte ke konci prezentace, aktualizace apod. je tu další přechod, který vyžaduje vaši pozornost. Dejte jim najevo, že jste skončili s mluvením tím, že (ještě jednou) zopakujete své téma a hlavní myšlenku nebo tezi, a pak záměrně přestaňte nebo předejte slovo dalšímu řečníkovi.
Tento moment může být pro mnoho řečníků pastí. Řekněme například, že senior manažer Tom ukončil své aktualizace slovy: „Takže máme před sebou spoustu práce, ale jsme na správné cestě… takže….?“. Posluchači zůstanou s myšlenkou: „Už skončil? Mám ještě něco říct nebo se na něco zeptat?“. Nikdo neodpovídá a Tom začíná vypadat rozrušeně, protože nemá místnost zcela pod kontrolou, a možná trochu panikaří, protože jeho vůdčí přítomnost je oslabena.
Tom mohl být efektivnější, kdyby řekl: „Toto jsou aktuální informace o projektu XYZ a další kroky. Nyní to předám zpět Susan.“ Pokud nevíte, kdo bude mluvit dál, je v pořádku říct „tým“ nebo „předám schůzku zpět“. Nebo pokud chcete vyzvat k otázkám, řekněte něco jako: „Jsou nějaké dotazy nebo připomínky, než to předám zpět Susan?“.
Lidé mají rádi, když se jim řekne, co mají očekávat a co mají dělat. Parametry a pravidla je posluchačům poskytnou a zároveň vám dají prostor a čas být vedoucím, který se postará o jejich nastavení.
