Jak se vyrovnat s obavami z negativní zpětné vazby

Už jen představa, že budete podávat zpětnou vazbu na výkon jiné osoby, může způsobit, že se vám rozbuší srdce, zvláště když je adresát znalejší a zkušenější než ten, kdo ji podává.  Jednou z nedílných součástí práce manažera je poskytovat zpětnou vazbu k výkonu a vést lidi k odpovědnosti. A to natolik, že se jí nelze vzdát ani ji delegovat na někoho jiného. A přesto se manažeři těmto typům rozhovorů často vyhýbají. Už jen představa, že by měli poskytovat zpětnou vazbu k výkonu druhého člověka, vyvolává okamžité zvýšení srdečního tepu - znamení, že tělo přechází do režimu "bojuj nebo uteč". Výsledná úzkost může být obzvláště stresující, pokud je zamýšlený příjemce zpětné vazby znalejší a zkušenější než osoba, která ji poskytuje.  NASTAVIT OČEKÁVÁNÍ OD SAMÉHO ZAČÁTKU Abyste se vyhnuli emocionálnímu nárůstu při poskytování zpětné vazby v situacích, kdy vedete tým odborníků, pomáhá řešit problémy od okamžiku, kdy se k týmu připojíte. Než abyste se nechali vést svou nejistotou a předstírali, že máte více znalostí, než máte, raději předem uznejte zkušenosti a odbornost starších členů týmu a požádejte je o pomoc, aby vás uvedli do problematiky. Současně si ujasněte svá očekávání a ověřte si schopnosti jednotlivých členů týmu je splnit, než se dohodnete na milnících a na tom, jak vypadá úspěch v daném projektu nebo iniciativě. Dejte jim najevo, že jim budete v průběhu práce poskytovat pravidelnou zpětnou vazbu, aby lidé věděli, jak si stojí z hlediska svých výkonů, a že se budete ptát i jich, abyste se dozvěděli, jak jim můžete být v podpoře nápomocni. Manažeři, kteří dodržují odpovědnost lidí a poskytují zpětnou vazbu včas, si získají respekt svého týmu a vyhnou se emocionálnímu nárůstu, který vyplývá z přetrvávajících domněnek a nedostatku komunikace.  ZKRATUJTE SVÉ EMOCE Podle profesora psychologie ze Stanfordovy univerzity Jamese Grosse můžeme snížit intenzitu negativních emocí tím, že pomocí vědecky podložených strategií regulace emocí zasáhneme do čtyřstupňového procesu, který obecně vyvolává emoce, jako je strach, hněv a smutek.  Tento proces začíná situací - skutečnou nebo smyšlenou. V případě mé klientky Marie to byla typicky myšlenka na poskytování zpětné vazby k výkonu zkušenějším členům týmu. Jednou ze strategií, jak udržet úzkost na uzdě v této fázi procesu vzniku emocí, by mohlo být to, co Gross nazývá vyhýbání se situaci. Tím, že se rozhodnete nezapojovat se do ohrožující situace, se ve většině případů vyhnete úzkosti, která z ní vyplývá, například při cestě autem do cíle, když vás zneklidňuje let. Tato strategie však ve skutečnosti nepřipadá v úvahu u manažera, jehož práce vyžaduje pravidelné poskytování zpětné vazby podřízeným. Situaci můžete upravit například tak, že pro poskytování zpětné vazby zvolíte optimálnější den a čas, kdy členové týmu nejsou pod zvýšeným tlakem, aby splnili termín. To vám umožní převzít určitou kontrolu a představit si stresovou situaci v uvolněnějším prostředí, čímž se zmírní část úzkosti, kterou byste mohli pociťovat při očekávání této události.