Vyzkoušejte tyto vědecky podložené taktiky pro lepší konverzaci v práci

Když lidé nekomunikují dobře, neříkají, co si myslí, špatně chápou záměry druhých a ztrácejí čas dlouhými, nejasnými a matoucími rozhovory. Psycholog Steven Pinker ve své knize A Sense of Style zmiňuje varovný štítek na přenosném generátoru, na kterém stálo: "Mírné vystavení CO může mít za následek kumulativní poškození v průběhu času. Extrémní expozice CO může být rychle smrtelná, aniž by vyvolala výrazné varovné příznaky." Pro každého, kdo možná neví, že "CO" je chemický vzorec pro oxid uhelnatý - bezbarvý, jedovatý plyn bez zápachu - je varování nejasné, matoucí a potenciálně smrtelné. Lepší verze se objevuje na novějším modelu: "Použití generátoru v interiéru vás může zabít během několika minut. Výfukové plyny generátoru obsahují oxid uhelnatý. Jedná se o jed, který není vidět ani cítit." Tím, že je nové označení srozumitelnější, pravděpodobně zachránilo životy. A i když v případě komunikace mezi pracovníky v kancelářích není v sázce tak vysoká částka, každý, kdo se pohybuje v pracovním světě, pravděpodobně viděl, jak týmy tráví hodiny diskusemi o problémech, které mohly být vyřešeny během několika minut. Tak to dopadá, když lidé špatně komunikují: Neříkají, co si myslí, špatně chápou záměry druhých a čas se ztrácí dlouhými, nejasnými a zmatenými rozhovory. Naštěstí existuje lepší způsob, jak mluvit se záměrem, nebo jak říká spoluzakladatel NeuroLeadership Institute David Rock, být SSG (succinct, specific, and generous): stručný, konkrétní a velkorysý. BÝT ÚSPĚŠNÝ Být stručný znamená použít co nejméně slov k předání sdělení. Jedním z největších problémů při komunikaci na pracovišti je, že sdělování myšlenek trvá déle, než je nutné. Ať už mluvíme, nebo píšeme, máme tendenci kličkovat. Problém je však v tom, že kognitivní kapacita je omezená. Naše schopnost zpracovávat informace je omezená a naše pracovní paměť pojme najednou jen několik položek. Pokud jsou vaše věty zahlceny zbytečným slovíčkařením, zvyšujete tím kognitivní zátěž druhé osoby a vaše sdělení se stává hůře uchopitelným. Chcete-li respektovat limity pracovní paměti, nabízejte pouze podstatné informace. Může se to zdát neintuitivní, ale používání menšího počtu slov usnadňuje pochopení vašich myšlenek. Například manažer, který diskutuje o zásadní nové funkci softwarového produktu, by mohl říci něco takového: "Jako manažer této skupiny osob bych rád využil této příležitosti a poskytl vám několik velmi potřebných pokynů, protože se připravujeme na náš nejnovější projekt. Jak už všichni bezpochyby víte, v tomto čtvrtletí se ujmeme úkolu vyvinout novou a převratnou funkci pro náš softwarový produkt." Nebo by manažer mohl říci: "V tomto čtvrtletí vyvíjíme novou převratnou funkci." V tomto případě se jedná o převratnou funkci. Nejlepší způsob, jak být stručnější, je zpomalit. Než začnete mluvit, zastavte se a promyslete si, co chcete říct. Pak to řekněte co nejmenším počtem slov. BUĎTE KONKRÉTNÍ Vzpomeňte si na výjimečné jídlo, které jste měli. Kdybyste o něm vyprávěli kamarádovi, mohli byste jídlo popsat jako "skvělé" nebo "úžasné" a měli byste pocit, že tato slova jsou přesná. Ale pro někoho, kdo tam nebyl, jsou tato slova vágní. Koneckonců "skvělá" restaurace s "úžasným" jídlem se může vztahovat na ošuntělý obědový pult, kde se podávají mastné pláty pomalu vařeného bůčku na řeznickém papíře, nebo se může stejně dobře vztahovat na přímořskou terasu oceněnou michelinskou hvězdou, kde se podává devítichodové degustační menu s tatarákem z červené řepy glazovaným yuzu, mořskými hřebenatkami a salátem ze saturejky s emulzí z černých lanýžů. To, že víte, co máte na mysli, ještě neznamená, že to ví i posluchač. Být konkrétní znamená být přímý a explicitní a pomocí detailů vykreslit posluchači obraz. V práci to může znamenat, že místo toho, abyste řekli, že nějaký podnik je "pro naši organizaci nesmírně důležitý a má potenciál maximalizovat náš dlouhodobý úspěch", můžete říci: "Předpokládáme, že tato nová funkce zvýší do konce roku prodeje o 20 %, což by z nás udělalo lídra na trhu." Být konkrétní znamená poskytovat relevantní informace a používat konkrétní, jednoznačná slova k vytvoření společného porozumění, aby mentální obraz druhé osoby odpovídal vašemu. BUĎTE VELKORYSÍ Být velkorysý znamená formulovat své sdělení tak, aby bylo snadno pochopitelné a posluchači nebo čtenáři se nemuseli tolik namáhat. Komunikace není jen o informacích, ale také o empatii - přemýšlení o mysli druhé osoby a záměrném propojování nových myšlenek s jejím stávajícím chápáním. To může znamenat, že věnujete chvilku navíc tomu, abyste si prohlédli zprávu a ujistili se, že se v ní nevyskytuje žádná z písemných bolístek vašeho nadřízeného, nebo že odpovíte na otázky týkající se nového projektu, aby se do něj lidé mohli ponořit ve správném kontextu. Rozhovory na pracovišti mohou být minovým polem a i drobná nedorozumění mohou v zaměstnancích vyvolat pocit ohrožení. Až tedy budete příště v práci vést rozhovor, zastavte se a promyslete si, co chcete říct a jak to chcete říct - dbejte na to, abyste byli struční, konkrétní a velkorysí, aby vaše sdělení bylo pochopeno.