6 chyb, které sabotují skvělou komunikaci

To, že komunikujete, ještě neznamená, že to děláte dobře. Základem každého skvělého vztahu je skvělá komunikace. Totéž platí pro skvělé týmy. Efektivní komunikace je nezbytná pro soudržnou spolupráci každého vedoucího týmu, pro zapojení zaměstnanců a vytvoření loajálních zákazníků. Mezi příznaky špatné komunikace patří odloučení, pomluvy a neefektivita. Společnost pro řízení lidských zdrojů (Society for Human Resource Management) provedla průzkum ve 400 společnostech se 100 000 zaměstnanci a zjistila, že kvůli nedostatečné komunikaci se zaměstnanci a mezi zaměstnanci přicházejí společnosti v průměru o 62,4 milionu dolarů ročně. Při své práci kouče vedoucích pracovníků jsem si všiml, že existuje šest chyb, které se neustále opakují a které sabotují skvělou komunikaci. 1. PŘEKOMPLIKOVAT VĚCI, ABYSTE VYPADALI "CHYTŘE" Mnoho manažerů trpí syndromem podvodníka. Častý je strach, že když budete stoupat v pozici, budou vás "odhalovat" - že když nebudete umět odpovědět na otázku nebo budete vypadat nejistě, lidé budou pochybovat o tom, zda máte svou funkci zastávat. Jedním ze způsobů, jak se to může projevit, je mluvit, jako byste odříkávali učebnici. Potíž je v tom, že složitost může skrývat nedostatek srozumitelnosti. I když to může vyvolat dojem, že vedoucí má situaci pod kontrolou, přílišná komplikovanost způsobuje u posluchačů zmatek. A tam, kde je zmatek, mají lidé tendenci vyplňovat mezery fámami. Uvědomte si, zda tak činíte podvědomě. Zeptejte se sami sebe, zda se záměrně překompenzováváte - a příliš komplikujete -, protože se cítíte nejistí. 2. KOMUNIKACE BEZ JASNÉ STRUKTURY Zdroj: Getty Images Pokud budete ve své komunikaci nestrukturovaní, vaše hlavní body se posluchačům ztratí. Ve všem, co říkáte, by měl být obsažen prvek záměrnosti. Vycházejte zpětně z hlavních poznatků, které chcete, aby si vaše publikum odneslo, a na těchto bodech postavte svou komunikaci. Používejte jednoduchá slova a krátké věty, které neponechávají prostor pro dvojsmyslnost. Pokud něco nevíte, buďte v tomto ohledu transparentní a řekněte jasně, co víte i nevíte, abyste neměli prostor pro pochybnosti. 3. PŘEDPOKLÁDAT, ŽE STAČÍ NĚCO ŘÍCT JEDNOU Říci něco jednou nestačí, bez ohledu na to, jak vzrušující nebo inspirující poselství to může být. Často pracuji s vedoucími pracovníky, kteří slepě přísahají, že už něco sdělili - ať už je to vize jejich týmu, firemní strategie nebo plán činnosti. Často se ukáže, že už to "tak nějak" jednou sdělili. A když si s jejich týmy promluvíte, často si jen matně vzpomínají na to, co bylo řečeno. Čím důležitější je sdělení, tím důležitější je pravidelně ho opakovat, aby se stalo integrovaným. Jeffrey Lant například v marketingové psychologii hovoří o "pravidle sedmi", podle něhož spotřebitelé potřebují slyšet sdělení sedmkrát, než na základě sdělení začnou jednat. Ačkoli nenavrhuji, abyste každý týden rekapitulovali koncepty na vysoké úrovni, pro silnou komunikaci jsou důležité pravidelné kontaktní body v průběhu celého roku. 4. NEPŘEBÍRÁNÍ ODPOVĚDNOSTI ZA TO, JAK JE SDĚLENÍ POCHOPENO Zdroj: Getty Images Úloha komunikátora nekončí u samotné komunikace. Jeho povinností je zajistit, aby posluchači sdělení porozuměli. Zjistil jsem, že mezi tím, co je řečeno, a tím, co je slyšeno, je často propast. Lidé sice mohou přikyvovat a říkat, že rozumí, ale vyplatí se ujasnit si, co přesně z vámi předaného sdělení pochopili. To znamená použít koučovací techniky a požádat posluchače, aby vlastními slovy vyjádřil, čemu přesně porozuměl. 5. KOMUNIKACE POUZE JEDNÍM SMĚREM Různí lidé se učí různými způsoby a to musí odrážet i skvělá komunikace. Někteří se nejlépe učí poslechem, jiní čtením, další praxí a někteří osobní interakcí s ostatními. Předání zprávy prostřednictvím více kanálů zvyšuje šanci, že se zpráva dostane k adresátovi. Harvardský profesor Tsedal Neeley provedl studii a zjistil, že manažeři, kteří poslali zprávu vícekrát a prostřednictvím různých médií, dokončili své projekty hladčeji a včas než ti, kteří tak neučinili. 6. NEPROJEVOVÁNÍ EMPATIE To je důležité zejména při předávání kontroverzních nebo obtížných sdělení. Robotická komunikace bude mít pravděpodobně nepříznivý dopad a oddělí vás od publika. Nejjednodušší způsob, jak takové sdělení strukturovat, je nejprve se zamyslet nad některými otázkami. Jak bych se cítil, kdybych byl na druhé straně a poslouchal tuto komunikaci? Co bych chtěl slyšet? Jaké kroky bych chtěl, aby vedení podniklo? Zaměstnanci mohou cítit, že sdělení je předáváno způsobem, který uznává jeho dopad na ně. Poznají, když jim řečník projeví určitou míru péče. Díky tomu je pak pravděpodobnější, že skutečně vyslechnou to, co se říká, a budou mít k osobě, která sdělení pronáší, pozitivnější vztah.