Mnoho z nás definuje úspěšný den jako den, kdy toho stihneme hodně. Chcete-li si ze seznamu úkolů odškrtnout více úkolů, je lákavé zkusit multitasking, ale to je kontraproduktivní strategie. Podle výzkumu může multitasking snížit vaši produktivitu až o 80 %. Může také snížit vaše IQ o 10 bodů a poškodit váš kognitivní výkon podobně jako kouření trávy. Dělat více věcí najednou ve skutečnosti není multitasking, ale "přepínání úkolů", říká doktor Dave Rabin, neurolog, psychiatr a spoluzakladatel a hlavní lékař společnosti Apollo Neuroscience, která nabízí vědecky ověřené nositelné technologie zlepšující soustředění a relaxaci. "Pozornost je omezený zdroj," vysvětluje. "Máme jen tolik pozornosti, kolik jí můžeme v daném okamžiku věnovat čemukoli. Když rozdělujete pozornost mezi různé úkoly, které se snažíte dělat ve stejnou dobu, odčerpáváte zdroje pozornosti, což vás více vytrhává z přítomného okamžiku." Roztříštěním pozornosti se vystavujete riziku, že budete dělat více chyb. Čím více chyb uděláte, tím je pravděpodobnější, že budete muset opakovat to, co děláte. Multitasking, nikoliv přepínání úkolů, je však možný, tvrdí Rabin, ale pouze pokud pochopíte, jak ho lze úspěšně provádět. TAJEMSTVÍ EFEKTIVNÍ ORGANIZAE ÚKOLŮ Multitasking je především o načasování a dobrou metaforou pro jeho správné použití je podle Rabina příprava italské večeře. "Nejdříve začnete připravovat omáčku, protože ta trvá nejdéle," říká. "Když se začne vařit, připravíte těstoviny, které mají svůj vlastní časový plán. Ostatní části jídla mají své vlastní časy. Zatímco děláte každý konkrétní úkol, stoprocentně se na něj soustředíte. Všechno pak vyjde ve správný čas, aby na konci mělo správnou teplotu, strukturu a chuť." Přístup šéfkuchaře lze využít i v práci. Místo toho, abyste se snažili rozdělit svou pozornost mezi jednotlivé úkoly, zvažte, jak je načasovat, rozložte jednotlivé položky a věnujte každé z nich v její chvíli 100 % pozornosti. Pokud například pracujete na velkém projektu, určete si věci, které musíte udělat od teď do zítřka a od teď do příštího týdne, abyste měli úspěšný výsledek. Zeptejte se sami sebe, jaké činnosti mohu zahájit, aby se proces rozběhl? "Některé věci potřebují inkubační dobu a některé věci vyžadují zvážení a zpětnou vazbu," říká Rabin. "Každý úkol má své vlastní časové měřítko, stejně jako těstoviny netrvají stejně dlouho, než se uvaří omáčka. Když věci rozložíte v čase, můžete jich vlastně dělat více. Děláte více úkolů v čase, a ne v daném okamžiku." ZVAŽTE SVÉ ROZPOLOŽENÍ Dalším faktorem pro úspěšný multitasking je zvážení nálady, kterou musíte k úkolu přinést. Každý z nás má v každém okamžiku více verzí sebe sama, vysvětluje Rabin. "V práci se můžeme prezentovat jednou verzí sebe sama, která je profesionální a upjatá," říká. "Existuje i citlivá nebo zranitelná část, která nemusí být v některých obchodních situacích vždy účinná nebo užitečná. Pak jsou tu části našeho já, které ukazujeme před rodinou nebo přáteli. Každá z nich má své silné stránky." Pochopení toho, které úkoly vyžadují které části vašeho já, vám může pomoci optimalizovat váš výkon v těchto situacích. Například soustředění se na čísla může vyžadovat vaši produktivní stránku zaměřenou na detaily, zatímco koučování zaměstnance, který má problémy, potřebuje vaši citlivou bytost. Přesun do jiné verze sebe sama se neuskuteční okamžitě, poznamenává Rabin. Zamyslete se nad tím, jaké to je, když přijdete domů po náročném pracovním dni a snažíte se hned vrhnout na rodinu. Všichni potřebujeme přechodná období a stejný přístup můžete použít i u úkolů, které vyžadují jinou verzi vás. Chcete-li přejít z pracovního režimu do citlivějšího stavu, Rabin doporučuje dělat něco, co uvolní vaše tělo. Můžete se krátce projít nebo poslouchat hudbu. Je možné zvýšit svou produktivitu rozložením úkolů podle jejich časové a energetické náročnosti, ale vyžaduje to praxi, říká Rabin. "Pokud budete trénovat rozptylování, pak se v tom stanete opravdu dobrými," říká. "Společnost nás naučila být roztržití. Pokud si nacvičíte ovládání, zlepšíte se v něm. Musíte do toho vložit úsilí. Když budete trénovat plnou přítomnost u čehokoli, co děláte, můžete optimalizovat svůj výkon a zotavení."