Chytrý způsob přechodu na čtyřdenní pracovní týden

To znamenalo nacpat pět dní schůzek do čtyř, což nevyhnutelně ohrozilo soustředěnou pracovní dobu. Ale uprostřed všech výluk a izolace v posledních dvou letech podniky hodně experimentovaly a jejich nápady začínají lépe odrážet záměr, který se za tímto konceptem skrývá: lepší rovnováha mezi pracovním a soukromým životem. „Čtyřdenní pracovní týden“ nyní znamená zhuštěný rozvrh zbavený neefektivity, říká Brian Gorman, ředitel poradenské společnosti Do-Be Associates, která pomáhá podnikům přejít na kratší pracovní dobu. „Je to metafora flexibility.“

Běžnými příklady jsou rodiče, kteří pracují od pondělí do pátku, ale pouze na šestihodinové směny, nebo kodéři, kteří pracují tři jedenáctihodinové dny. Hlavním cílem by měla být stoprocentní mzda a stoprocentní úsilí v 80 % hodin, říká Charlotte Lockhartová, spoluzakladatelka neziskové organizace 4 Day Week Global, která pomáhá více než 100 organizacím v šesti zemích pilotovat kratší rozvrhy. „Ve své podstatě jde o změnu firemní kultury produktivity tak, aby firma nepřišla o příjmy, ale její lidé si mohli vzít volno, aniž by přišli o mzdu.“

Společnost Do-Be, která vidí ve zkráceném rozvrhu tolik nadějí, že si v USA nechala zaregistrovat ochrannou známku „4denní pracovní týden“, nastínila obecné kroky přechodu firmy na flexibilní rozvrh, který podle Gormana obvykle trvá šest měsíců. „Vyplatí se projít tímto procesem, i když se rozhodnete rozvrh práce nezměnit, protože tím vykořeníte všechny neefektivní a nehodnotné činnosti.“

Fáze 1: Proč to děláme?

Jedná se o hodnocení organizace. „Je to vlastně takový předvýzkum,“ říká Gorman, který navrhuje zvážit základní otázky v rozhovorech s pracovníky spíše než na základě průzkumů. Jaký je cíl? Co zaměstnanci chtějí? Proč uvažovat o změně? Jaké jsou obchodní cíle společnosti, produktivita a výstupy? „Je to příležitost nejen posoudit zaměstnance a jejich procesy, ale také pochopit, co živí jejich duši, srdce a mysl,“ říká Gorman. Je páteční obědová jóga oblíbená proto, že ji lidé milují, nebo jen proto, že jsou stejně všichni ve stresu a v kanceláři?

Fáze 2: Kde jsou neefektivity?

Zkrácení pracovní doby vyžaduje odstranění neefektivností. Jaké procesy a postupy skutečně fungují? Které nefungují? Které týmy nebo oddělení si navzájem zdvojují práci? „Musíte přijít na to, jak rychleji přijímat rozhodnutí a distribuovat informace asynchronním způsobem,“ říká Meghan Keaney Andersonová, marketingová ředitelka společnosti Wanderlust, platformy pro rezervace outdoorových dobrodružství. Společnost Wanderlust přešla v roce 2020 na rozvrh od úterý do pátku. „Klade to velmi ostré nároky na to, jaké schůzky jsou skutečně nutné a jaká rozhodnutí mohou být učiněna bez svolávání lidí, a přesto jsou stále inkluzivní,“ říká Andersonová, která také působí jako kouč pro globální piloty 4 Day Week.

Chcete využít této příležitosti?

Fáze 3: Udělejme to

Víra v projekt začíná u vedení společnosti, „ale všichni se musí zapojit a jsou to zaměstnanci, kteří to realizují,“ říká Tony Carnesi, ředitel společnosti Do-Be. Zde je zásadní úvaha: „Výkaz zisku a ztráty nesmí být ovlivněn.“ Navrhuje, aby každý tým pomohl vytvořit vlastní měřítka, časové plány, harmonogramy a způsoby, jak vést jednotlivce k odpovědnosti. Mezi běžná měřítka patří nejen produktivita a zisk, ale také angažovanost, duševní zdraví a vyhoření. „Tolik podniků neví, jak měřit to, čeho se snaží dosáhnout,“ říká Lockhartová. Neexistuje jediný způsob, jak zkrátit pracovní dobu, ale někteří začínají postupně, třeba půldnem týdně.

people sitting down near table with assorted laptop computers — Zdroj: unsplash

Způsob, jakým pracovníci využívají volno, se liší. Ve společnosti Wanderlust tráví mnoho zaměstnanců třídenní víkendy v přírodě; jiní, často pečovatelé, využívají den navíc na pochůzky a schůzky. „Využívám ho k tomu, abych byla sama, což je úžasné,“ říká Andersonová, matka pětiletého dítěte. „Moje víkendy nejsou klidné. Pondělky jsou jediným dnem jen pro mě: Čtu si, píšu, venčím psa, přemýšlím. A přísahám Bohu, že v úterý přicházím ostřejší a silnější.“

Právě volný den často vede k „momentům, kdy najednou rozlousknete problém,“ říká Andrew Barnes, spoluzakladatel společnosti 4 Day Week Global. Výběr volného pondělí je lepší pro soustředění před pracovním týdnem; volný pátek bývá pohlcen víkendem. Pokud je to možné, Anderson navrhuje, aby všichni členové týmu měli volno ve stejný den, aby se předešlo tomu, že e-maily a zprávy budou létat pět dní v týdnu. „Jinak nedosáhnete mentálního prostoru od práce. Problémem je, že jste jako zaměstnanci stále na příjmu.“

Krok 4: Jak to jde?

person using laptop computer — Zdroj: unsplash

V prvních měsících jsou iterace a úpravy nezbytné. Zásady, rozvrhy a pracovní náplň se budou měnit. „Musíte mít neustálou komunikaci tam a zpět mezi vedením a zaměstnanci,“ říká Gorman. Mějte na paměti, že tyto úpravy pravděpodobně zahrnují zvyšování kvalifikace manažerů, kteří nikdy předtím nedělali takové věci, jako je vysvětlování zákazníkům, že firma nyní pracuje pouze 32 hodin, nebo přechod již tak velmi vytížených zaměstnanců na ještě kratší úvazky.

Růst organizace představuje zvláštní výzvu, protože stačí, aby několik lidí rozeslalo příliš mnoho pozvánek na schůzky nebo e-mailů mimo pracovní dobu, a úsilí stovek zaměstnanců se dostane do spirály. „Čím více je zúčastněných stran, tím více je bodů selhání v množících se schůzkách a e-mailech,“ říká Andersonová. To vyžaduje školení nových zaměstnanců a také provádění průběžné analýzy například toho, kdy se posílají e-maily a co brání lidem v dosažení cílů. To vyžaduje osobu, která bude na průběh dohlížet. Andersonová říká, že možná nikdy neopustí společnost Wanderlust, která od té doby, co zestručnila svůj rozvrh, přitahuje více uchazečů o zaměstnání: V roce 2021 se o práci v něm ucházelo 2 000 lidí, což je asi dvacetinásobek žádostí z předchozího roku. „Klidně bych znovu pracovala pro pětidenní společnost,“ říká. „Víc než rozvrh mě pohání role a účel společnosti. Ale určitě bude chvíli trvat, než se tam podívám, protože to způsobilo revoluci v mém životě mimo práci.“

V dobách před pandemií, když chtěla společnost přejít na čtyřdenní pracovní týden, udělala to, co je zřejmé - jeden den vyškrtla a čekala, co se stane. To znamenalo nacpat pět dní schůzek do čtyř, což nevyhnutelně ohrozilo soustředěnou pracovní dobu. Ale uprostřed všech výluk a izolace v posledních dvou letech podniky hodně experimentovaly a jejich nápady začínají lépe odrážet záměr, který se za tímto konceptem skrývá: lepší rovnováha mezi pracovním a soukromým životem. "Čtyřdenní pracovní týden" nyní znamená zhuštěný rozvrh zbavený neefektivity, říká Brian Gorman, ředitel poradenské společnosti Do-Be Associates, která pomáhá podnikům přejít na kratší pracovní dobu. "Je to metafora flexibility." Běžnými příklady jsou rodiče, kteří pracují od pondělí do pátku, ale pouze na šestihodinové směny, nebo kodéři, kteří pracují tři jedenáctihodinové dny. Hlavním cílem by měla být stoprocentní mzda a stoprocentní úsilí v 80 % hodin, říká Charlotte Lockhartová, spoluzakladatelka neziskové organizace 4 Day Week Global, která pomáhá více než 100 organizacím v šesti zemích pilotovat kratší rozvrhy. "Ve své podstatě jde o změnu firemní kultury produktivity tak, aby firma nepřišla o příjmy, ale její lidé si mohli vzít volno, aniž by přišli o mzdu." Společnost Do-Be, která vidí ve zkráceném rozvrhu tolik nadějí, že si v USA nechala zaregistrovat ochrannou známku "4denní pracovní týden", nastínila obecné kroky přechodu firmy na flexibilní rozvrh, který podle Gormana obvykle trvá šest měsíců. "Vyplatí se projít tímto procesem, i když se rozhodnete rozvrh práce nezměnit, protože tím vykořeníte všechny neefektivní a nehodnotné činnosti." Zdroj: pixabay Fáze 1: Proč to děláme? Jedná se o hodnocení organizace. "Je to vlastně takový předvýzkum," říká Gorman, který navrhuje zvážit základní otázky v rozhovorech s pracovníky spíše než na základě průzkumů. Jaký je cíl? Co zaměstnanci chtějí? Proč uvažovat o změně? Jaké jsou obchodní cíle společnosti, produktivita a výstupy? "Je to příležitost nejen posoudit zaměstnance a jejich procesy, ale také pochopit, co živí jejich duši, srdce a mysl," říká Gorman. Je páteční obědová jóga oblíbená proto, že ji lidé milují, nebo jen proto, že jsou stejně všichni ve stresu a v kanceláři? Fáze 2: Kde jsou neefektivity? Zdroj: unsplash Zkrácení pracovní doby vyžaduje odstranění neefektivností. Jaké procesy a postupy skutečně fungují? Které nefungují? Které týmy nebo oddělení si navzájem zdvojují práci? "Musíte přijít na to, jak rychleji přijímat rozhodnutí a distribuovat informace asynchronním způsobem," říká Meghan Keaney Andersonová, marketingová ředitelka společnosti Wanderlust, platformy pro rezervace outdoorových dobrodružství. Společnost Wanderlust přešla v roce 2020 na rozvrh od úterý do pátku. "Klade to velmi ostré nároky na to, jaké schůzky jsou skutečně nutné a jaká rozhodnutí mohou být učiněna bez svolávání lidí, a přesto jsou stále inkluzivní," říká Andersonová, která také působí jako kouč pro globální piloty 4 Day Week. Fáze 3: Udělejme to Víra v projekt začíná u vedení společnosti, "ale všichni se musí zapojit a jsou to zaměstnanci, kteří to realizují," říká Tony Carnesi, ředitel společnosti Do-Be. Zde je zásadní úvaha: "Výkaz zisku a ztráty nesmí být ovlivněn." Navrhuje, aby každý tým pomohl vytvořit vlastní měřítka, časové plány, harmonogramy a způsoby, jak vést jednotlivce k odpovědnosti. Mezi běžná měřítka patří nejen produktivita a zisk, ale také angažovanost, duševní zdraví a vyhoření. "Tolik podniků neví, jak měřit to, čeho se snaží dosáhnout," říká Lockhartová. Neexistuje jediný způsob, jak zkrátit pracovní dobu, ale někteří začínají postupně, třeba půldnem týdně. Zdroj: unsplash Způsob, jakým pracovníci využívají volno, se liší. Ve společnosti Wanderlust tráví mnoho zaměstnanců třídenní víkendy v přírodě; jiní, často pečovatelé, využívají den navíc na pochůzky a schůzky. "Využívám ho k tomu, abych byla sama, což je úžasné," říká Andersonová, matka pětiletého dítěte. "Moje víkendy nejsou klidné. Pondělky jsou jediným dnem jen pro mě: Čtu si, píšu, venčím psa, přemýšlím. A přísahám Bohu, že v úterý přicházím ostřejší a silnější." Právě volný den často vede k "momentům, kdy najednou rozlousknete problém," říká Andrew Barnes, spoluzakladatel společnosti 4 Day Week Global. Výběr volného pondělí je lepší pro soustředění před pracovním týdnem; volný pátek bývá pohlcen víkendem. Pokud je to možné, Anderson navrhuje, aby všichni členové týmu měli volno ve stejný den, aby se předešlo tomu, že e-maily a zprávy budou létat pět dní v týdnu. "Jinak nedosáhnete mentálního prostoru od práce. Problémem je, že jste jako zaměstnanci stále na příjmu." Krok 4: Jak to jde? Zdroj: unsplash V prvních měsících jsou iterace a úpravy nezbytné. Zásady, rozvrhy a pracovní náplň se budou měnit. "Musíte mít neustálou komunikaci tam a zpět mezi vedením a zaměstnanci," říká Gorman. Mějte na paměti, že tyto úpravy pravděpodobně zahrnují zvyšování kvalifikace manažerů, kteří nikdy předtím nedělali takové věci, jako je vysvětlování zákazníkům, že firma nyní pracuje pouze 32 hodin, nebo přechod již tak velmi vytížených zaměstnanců na ještě kratší úvazky. Růst organizace představuje zvláštní výzvu, protože stačí, aby několik lidí rozeslalo příliš mnoho pozvánek na schůzky nebo e-mailů mimo pracovní dobu, a úsilí stovek zaměstnanců se dostane do spirály. "Čím více je zúčastněných stran, tím více je bodů selhání v množících se schůzkách a e-mailech," říká Andersonová. To vyžaduje školení nových zaměstnanců a také provádění průběžné analýzy například toho, kdy se posílají e-maily a co brání lidem v dosažení cílů. To vyžaduje osobu, která bude na průběh dohlížet. Andersonová říká, že možná nikdy neopustí společnost Wanderlust, která od té doby, co zestručnila svůj rozvrh, přitahuje více uchazečů o zaměstnání: V roce 2021 se o práci v něm ucházelo 2 000 lidí, což je asi dvacetinásobek žádostí z předchozího roku. "Klidně bych znovu pracovala pro pětidenní společnost," říká. "Víc než rozvrh mě pohání role a účel společnosti. Ale určitě bude chvíli trvat, než se tam podívám, protože to způsobilo revoluci v mém životě mimo práci."