Ding! Dostali jste poštu – znovu a znovu a znovu.
Pokud jste znalostní pracovník, jste vázáni na počítač, abyste mohli vykonávat svou práci. V dobrém i zlém to znamená, že vaše elektronická pošta je neustále přítomná a láká vás na pozadí.
Ačkoli se e-mail stal důležitým a všudypřítomným komunikačním prostředkem, stává se také stále problematičtějším zdrojem vyhoření. Tento jev, nazývaný e-mailové přetížení, zahrnuje trvalou neschopnost efektivně reagovat na množství e-mailových zpráv, které člověk dostává, a je to větší problém, než byste možná tušili. Výzkumy naznačují, že jedinci, kteří se potýkají s e-mailovým přetížením, nejenže zažívají vyšší míru stresu, ale jsou neuvěřitelně neefektivní.
Pro řešení problému e-mailového přetížení existuje mnoho strategií. Fungují však?
STRATEGIE PŘETÍŽENÍ E-MAILU
Mnoho strategií zahrnuje využití nevyužitých nastavení v samotném e-mailovém programu. Tato nastavení mohou být tak jednoduchá, jako je vypnutí upozornění, nebo tak strategická, jako je použití časovaných nebo odložených odpovědí, aby se snížil počet zpětných výměn.
Jiné strategie se zaměřují na přístup k třídění e-mailů, například okamžité označování e-mailů ke smazání, rychlé odpovídání na vše, co trvá méně než jednu minutu, a ukládání a plánování všech ostatních na dobu hlubokého přemýšlení. Souvisejícím způsobem může soustředěnější práci usnadnit i to, že se vyřizování e-mailů bude provádět pouze v určitou denní dobu, například hned ráno, v polovině dne a pak ještě jednou před ukončením práce na celý den.
Třetí strategie se týká komunikačních vzorců. Někteří například využívají úřední hodiny pro dotazy, které vyžadují více souvislostí, než může poskytnout e-mail. Další strategií je přerušení dlouhých e-mailových řetězců zavedením patnáctiminutové schůzky k okamžitému vyřešení problému. Další komunikační přístup zahrnuje používání automatických odpovědí k předcházení nedůležité komunikaci, vytváření automatických filtrů pro pravidelně se vyskytující e-maily nebo dokonce využití pomoci asistenta, který pomáhá s tříděním.
PROČ DOCHÁZÍ K PŘETÍŽENÍ E-MAILŮ STÁLE DOKOLA
Všechny tyto strategie mají svou hodnotu. Stále však nestačí. Problém totiž není taktický, ale psychologický. Můžeme uvést do pohybu několik z uvedených taktik, ale nakonec podlehneme.
Existuje několik důvodů, proč se tak děje. Zaprvé, když nejsme bezprostředními respondenty, je nám to nepříjemné. Obáváme se, co si o nás pomyslí kolegové, manažeři a klienti, když neodpovíme hned. Neustále se také ohlížíme přes rameno a přemýšlíme, zda se nenajde někdo jiný, kdo je ochoten udělat víc než my.
Za druhé, ve skutečnosti se nám nechce dělat hlubokou práci. Tvrdíme, že kdybychom jen nedostávali tolik e-mailů, měli bychom konečně dostatek prostoru pro práci, která není naléhavá a má velký dopad. Ale když si k této hluboké práci sedneme – je to skličující, je to těžké a nepřipadá nám to tak produktivní jako vidět schránku nula.
A konečně, někdy prostě nejsme sebekázní. Strategie jsme ještě neproměnili ve zvyk. Problém je v tom, že pokud si plně neosvojíte důvody, které za návykem stojí, nikdy vám nezůstane.
TECHNIKY ZVLÁDÁNÍ PSYCHICKÉHO TLAKU
Nejprve se postarejte sami o sebe
Organizace jsou z definice vzájemně závislé systémy zahrnující různé přispěvatele. A když jsme přijati do zaměstnání, očekává se, že velká část našeho úsilí bude spočívat ve spolupráci s ostatními a jejich prostřednictvím. Ale to, že na nás ostatní spoléhají, neznamená, že si nemůžeme stanovit hranice a věnovat čas sami sobě, abychom mohli nabídnout kvalitní postřehy nebo se věnovat individuálnímu, dlouhodobému přínosu.
Každý, kdo někdy letěl letadlem, slyšel varování – nasaďte si vlastní kyslíkovou masku, než začnete pomáhat ostatním. Stejná filozofie by měla platit i v práci. Nemůžete masivně přispívat – přispívat tak, aby to sloužilo vašim kolegům a celé organizaci – pokud se nejprve nepostaráte sami o sebe.
Zvládněte paradox
Důležité je také, abychom rozhovor o přetížení elektronickou poštou přeformulovali ve smyslu „obojí/i“, nikoli „buď/anebo“. Můžete být stále angažovaným zaměstnancem, aniž byste byli neustále na e-mailu. Stále můžete být dobrým týmovým kolegou, aniž byste odpovídali na každý e-mail do dvou hodin.
Vytvořit toto „obojí/i“ myšlení znamená proaktivně řídit tento paradox. Jak je uvedeno v knize Smitha a Lewise „Myšlení obojího: V této knize, která se zabývá problematikou obojího, jsou uvedeny dva přístupy, které je třeba zvážit.
Prvním je tvůrčí integrace. Cílem je promyslet výhody obou stran – být stále na e-mailu a nebýt na e-mailu nikdy – a přijít s řešením, které využije výhody obou a zároveň minimalizuje negativní dopad.
Druhým je důsledná nedůslednost. To znamená, že se spokojíme s chaotickou střední cestou, postupujeme krok za krokem ke konečnému cíli, i když se cestou vyskytnou problémy, protože se snažíme řešit své vlastní potřeby a potřeby ostatních.
Když se ohlédneme za historií e-mailu, zjistíme, že může být a je úžasným nástrojem, který způsobil revoluci v rychlosti sdílení informací. Ale více neznamená vždy lépe. Chcete-li zajistit, abyste maximalizovali svůj přínos pro vás i vaši organizaci, strategie a taktiky jsou začátkem, ale skutečným klíčem k úspěchu je změna vašeho myšlení.
