Uprostřed boje o zajištění péče o děti a spolehlivého připojení k internetu jsme zažili revoluci v dalším základním aspektu pracovního života: v našem psaní.
V mnoha zaměstnáních nyní dochází k neustálému žonglování s e-maily, zprávami ve službě Slack a textovými zprávami, aby se projekty posouvaly kupředu. Noví kolegové a klienti se s námi mohou seznámit spíše prostřednictvím našich zpráv a poznámek než podáním ruky. Na prosby typu „tahle schůzka mohla být e-mailem“ se odpovídá – asynchronní pracovní rozvrh znamená méně setkání a více písemné komunikace. A trávíme více času propagací svých nápadů a produktů pomocí reklamních šotů psaných pro sociální média.
To, jak píšete, může ovlivnit vaši profesní pověst a schopnost odvádět práci. Jak tedy můžete zajistit, aby vaše psaní na pracovišti bylo efektivní, a to v době, kdy je dobré psaní důležitější než kdy jindy?
Zdroj: Unsplash
Zaprvé, jděte rovnou k věci – nebo jak se říká v armádě, „Bottom Line Up Front“. Ministerstvo obrany USA je největším zaměstnavatelem na světě. Jeho vedoucí představitelé vědí, že efektivní komunikace může ušetřit čas, peníze, a dokonce i životy. A v digitálním věku je rozhodující jít k věci a jasně formulovat svůj požadavek. Nemůžete počítat s tím, že lidé budou na chytrém telefonu neustále scrollovat, takže své hlavní sdělení umístěte na první obrazovku a moudře používejte předměty e-mailů. „FYI“ nebo „Návrh“ je plýtvání místem; něco konkrétního jako „Program výjezdního zasedání – k posouzení do pátku“ splní svůj účel.
Za druhé, myslete na své publikum. Při psaní se nevyskytuje mimika. Jistě, emoji a občasné GIFy mohou pomoci, pokud jsou vhodné pro vaše pracovní prostředí. Důležitější je však zvolit takový jazyk, aby vás čtenář slyšel, místo aby vás vyladil. Přemýšlejte o tom, co je důležité pro ně, ne co je důležité pro vás. Pokud si nečmáráte do deníku, cílem psaní je navázat kontakt s ostatními. Zvláštní pozornost věnujte komunikaci s někým, koho jste nikdy neviděli, abyste se vyhnuli nepochopení.
Zdroj: Unsplash
A konečně, buďte chytří v tom, jak používáte stránku nebo obrazovku. Dlouhé bloky textu vypadají smrtelně, proto udržujte odstavce krátké. Podívejte se, jak píší novináři, kteří píší svižné odstavce, které jasně vysvětlují složité situace. O to se snažíme i my ve své práci.
Pokud lze vaše psaní počítat spíše na stránky než na odstavce, používejte nadpisy zaměřené na závěry, které čtenáři pomohou orientovat se v dokumentu. Například místo nadpisu typu „Náklady a přínosy přidání nové produktové řady“ (který nechává čtenáře v nejistotě ohledně pointy) – napište: „Přidání nové produktové řady by bylo příliš nákladné“. Vkládejte užitečné nadpisy do prezentací i písemných zpráv. Slide by neměl být testem inteligence; řekněte čtenáři, co je smyslem grafu nebo tabulky, a bude se mu lépe sledovat.
Formátovací nástroje, jako jsou odrážky a tučné písmo, také zvyšují čitelnost vašeho textu, pokud to ovšem nepřeženete. I v krátkých sděleních mohou zvýraznit klíčové body, aby je čtenář, který se na konci dne prohrabuje hromadou zpráv, nepřehlédl.
Zdroj: Unsplash
A konečně, pokud jste náchylní k překlepům nebo pravopisným chybám, je vzestup virtuálního psaní dvousečnou zbraní. Na jedné straně mají lidé tendenci tolerovat chyby více na platformách pro zasílání zpráv, protože působí neformálně a víme, že všichni píší rychle, často neohrabanými prsty na přenosném zařízení. Na druhou stranu, pokud opakovaně zaměňujete vaše za vy, někteří čtenáři vás za to odsoudí. Před kliknutím na tlačítko odeslat se vyplatí požádat kolegu, aby si důležité sdělení, například dlouhý e-mail klientovi nebo citlivý interní příspěvek, prohlédl.
I když se během pandemie možná zvýšil objem psaní na pracovišti, potřeba psát dobře není nová. Téměř před sto lety Winston Churchill prosil své zaměstnance, aby psali kratší dokumenty, které zasáhnou „podstatné body“. Dlouho před vypuknutím pandemie se ve společnosti Amazon vyvinula kultura psaní poznámek, kdy ti nejlepší byli chváleni za to, že mají „jasnost, jako když zpívají andělé“. Všichni oceňujeme kolegy, kteří píší jasně a stručně. V dnešní době neustálé komunikace se všichni snažme být takovými lidmi.
Uprostřed boje o zajištění péče o děti a spolehlivého připojení k internetu jsme zažili revoluci v dalším základním aspektu pracovního života: v našem psaní.V mnoha zaměstnáních nyní dochází k neustálému žonglování s e-maily, zprávami ve službě Slack a textovými zprávami, aby se projekty posouvaly kupředu. Noví kolegové a klienti se s námi mohou seznámit spíše prostřednictvím našich zpráv a poznámek než podáním ruky. Na prosby typu „tahle schůzka mohla být e-mailem“ se odpovídá – asynchronní pracovní rozvrh znamená méně setkání a více písemné komunikace. A trávíme více času propagací svých nápadů a produktů pomocí reklamních šotů psaných pro sociální média.To, jak píšete, může ovlivnit vaši profesní pověst a schopnost odvádět práci. Jak tedy můžete zajistit, aby vaše psaní na pracovišti bylo efektivní, a to v době, kdy je dobré psaní důležitější než kdy jindy?Zdroj: UnsplashZaprvé, jděte rovnou k věci – nebo jak se říká v armádě, „Bottom Line Up Front“. Ministerstvo obrany USA je největším zaměstnavatelem na světě. Jeho vedoucí představitelé vědí, že efektivní komunikace může ušetřit čas, peníze, a dokonce i životy. A v digitálním věku je rozhodující jít k věci a jasně formulovat svůj požadavek. Nemůžete počítat s tím, že lidé budou na chytrém telefonu neustále scrollovat, takže své hlavní sdělení umístěte na první obrazovku a moudře používejte předměty e-mailů. „FYI“ nebo „Návrh“ je plýtvání místem; něco konkrétního jako „Program výjezdního zasedání – k posouzení do pátku“ splní svůj účel.Za druhé, myslete na své publikum. Při psaní se nevyskytuje mimika. Jistě, emoji a občasné GIFy mohou pomoci, pokud jsou vhodné pro vaše pracovní prostředí. Důležitější je však zvolit takový jazyk, aby vás čtenář slyšel, místo aby vás vyladil. Přemýšlejte o tom, co je důležité pro ně, ne co je důležité pro vás. Pokud si nečmáráte do deníku, cílem psaní je navázat kontakt s ostatními. Zvláštní pozornost věnujte komunikaci s někým, koho jste nikdy neviděli, abyste se vyhnuli nepochopení.Zdroj: UnsplashA konečně, buďte chytří v tom, jak používáte stránku nebo obrazovku. Dlouhé bloky textu vypadají smrtelně, proto udržujte odstavce krátké. Podívejte se, jak píší novináři, kteří píší svižné odstavce, které jasně vysvětlují složité situace. O to se snažíme i my ve své práci.Pokud lze vaše psaní počítat spíše na stránky než na odstavce, používejte nadpisy zaměřené na závěry, které čtenáři pomohou orientovat se v dokumentu. Například místo nadpisu typu „Náklady a přínosy přidání nové produktové řady“ – napište: „Přidání nové produktové řady by bylo příliš nákladné“. Vkládejte užitečné nadpisy do prezentací i písemných zpráv. Slide by neměl být testem inteligence; řekněte čtenáři, co je smyslem grafu nebo tabulky, a bude se mu lépe sledovat.Chcete využít této příležitosti?Formátovací nástroje, jako jsou odrážky a tučné písmo, také zvyšují čitelnost vašeho textu, pokud to ovšem nepřeženete. I v krátkých sděleních mohou zvýraznit klíčové body, aby je čtenář, který se na konci dne prohrabuje hromadou zpráv, nepřehlédl.Zdroj: UnsplashA konečně, pokud jste náchylní k překlepům nebo pravopisným chybám, je vzestup virtuálního psaní dvousečnou zbraní. Na jedné straně mají lidé tendenci tolerovat chyby více na platformách pro zasílání zpráv, protože působí neformálně a víme, že všichni píší rychle, často neohrabanými prsty na přenosném zařízení. Na druhou stranu, pokud opakovaně zaměňujete vaše za vy, někteří čtenáři vás za to odsoudí. Před kliknutím na tlačítko odeslat se vyplatí požádat kolegu, aby si důležité sdělení, například dlouhý e-mail klientovi nebo citlivý interní příspěvek, prohlédl.I když se během pandemie možná zvýšil objem psaní na pracovišti, potřeba psát dobře není nová. Téměř před sto lety Winston Churchill prosil své zaměstnance, aby psali kratší dokumenty, které zasáhnou „podstatné body“. Dlouho před vypuknutím pandemie se ve společnosti Amazon vyvinula kultura psaní poznámek, kdy ti nejlepší byli chváleni za to, že mají „jasnost, jako když zpívají andělé“. Všichni oceňujeme kolegy, kteří píší jasně a stručně. V dnešní době neustálé komunikace se všichni snažme být takovými lidmi.
