Výhody přerušeného pracovního prostředí? Stali jsme se lepšími spisovateli

Uprostřed boje o zajištění péče o děti a spolehlivého připojení k internetu jsme zažili revoluci v dalším základním aspektu pracovního života: v našem psaní.

V mnoha zaměstnáních nyní dochází k neustálému žonglování s e-maily, zprávami ve službě Slack a textovými zprávami, aby se projekty posouvaly kupředu. Noví kolegové a klienti se s námi mohou seznámit spíše prostřednictvím našich zpráv a poznámek než podáním ruky. Na prosby typu „tahle schůzka mohla být e-mailem“ se odpovídá – asynchronní pracovní rozvrh znamená méně setkání a více písemné komunikace. A trávíme více času propagací svých nápadů a produktů pomocí reklamních šotů psaných pro sociální média.

To, jak píšete, může ovlivnit vaši profesní pověst a schopnost odvádět práci. Jak tedy můžete zajistit, aby vaše psaní na pracovišti bylo efektivní, a to v době, kdy je dobré psaní důležitější než kdy jindy?

Workspace Wonder Woman — Zdroj: Unsplash

Zaprvé, jděte rovnou k věci – nebo jak se říká v armádě, „Bottom Line Up Front“. Ministerstvo obrany USA je největším zaměstnavatelem na světě. Jeho vedoucí představitelé vědí, že efektivní komunikace může ušetřit čas, peníze, a dokonce i životy. A v digitálním věku je rozhodující jít k věci a jasně formulovat svůj požadavek. Nemůžete počítat s tím, že lidé budou na chytrém telefonu neustále scrollovat, takže své hlavní sdělení umístěte na první obrazovku a moudře používejte předměty e-mailů. „FYI“ nebo „Návrh“ je plýtvání místem; něco konkrétního jako „Program výjezdního zasedání – k posouzení do pátku“ splní svůj účel.

Za druhé, myslete na své publikum. Při psaní se nevyskytuje mimika. Jistě, emoji a občasné GIFy mohou pomoci, pokud jsou vhodné pro vaše pracovní prostředí. Důležitější je však zvolit takový jazyk, aby vás čtenář slyšel, místo aby vás vyladil. Přemýšlejte o tom, co je důležité pro ně, ne co je důležité pro vás. Pokud si nečmáráte do deníku, cílem psaní je navázat kontakt s ostatními. Zvláštní pozornost věnujte komunikaci s někým, koho jste nikdy neviděli, abyste se vyhnuli nepochopení.

Zdroj: Unsplash

A konečně, buďte chytří v tom, jak používáte stránku nebo obrazovku. Dlouhé bloky textu vypadají smrtelně, proto udržujte odstavce krátké. Podívejte se, jak píší novináři, kteří píší svižné odstavce, které jasně vysvětlují složité situace. O to se snažíme i my ve své práci.

Pokud lze vaše psaní počítat spíše na stránky než na odstavce, používejte nadpisy zaměřené na závěry, které čtenáři pomohou orientovat se v dokumentu. Například místo nadpisu typu „Náklady a přínosy přidání nové produktové řady“ (který nechává čtenáře v nejistotě ohledně pointy) – napište: „Přidání nové produktové řady by bylo příliš nákladné“. Vkládejte užitečné nadpisy do prezentací i písemných zpráv. Slide by neměl být testem inteligence; řekněte čtenáři, co je smyslem grafu nebo tabulky, a bude se mu lépe sledovat.

Mám zájem o více informací

Formátovací nástroje, jako jsou odrážky a tučné písmo, také zvyšují čitelnost vašeho textu, pokud to ovšem nepřeženete. I v krátkých sděleních mohou zvýraznit klíčové body, aby je čtenář, který se na konci dne prohrabuje hromadou zpráv, nepřehlédl.

person's hand on MacBook near iPhone flat lay photography — Zdroj: Unsplash

A konečně, pokud jste náchylní k překlepům nebo pravopisným chybám, je vzestup virtuálního psaní dvousečnou zbraní. Na jedné straně mají lidé tendenci tolerovat chyby více na platformách pro zasílání zpráv, protože působí neformálně a víme, že všichni píší rychle, často neohrabanými prsty na přenosném zařízení. Na druhou stranu, pokud opakovaně zaměňujete vaše za vy, někteří čtenáři vás za to odsoudí. Před kliknutím na tlačítko odeslat se vyplatí požádat kolegu, aby si důležité sdělení, například dlouhý e-mail klientovi nebo citlivý interní příspěvek, prohlédl.

I když se během pandemie možná zvýšil objem psaní na pracovišti, potřeba psát dobře není nová. Téměř před sto lety Winston Churchill prosil své zaměstnance, aby psali kratší dokumenty, které zasáhnou „podstatné body“. Dlouho před vypuknutím pandemie se ve společnosti Amazon vyvinula kultura psaní poznámek, kdy ti nejlepší byli chváleni za to, že mají „jasnost, jako když zpívají andělé“. Všichni oceňujeme kolegy, kteří píší jasně a stručně. V dnešní době neustálé komunikace se všichni snažme být takovými lidmi.

Upozornění pro uživatele

Veškeré informace a materiály zveřejněné na internetových stránkách Burzovního Světa vycházejí z veřejně dostupných a důvěryhodných zdrojů. Při jejich zpracování je postupováno s odbornou péčí a cílem poskytovat čtenářům objektivní, aktuální a srozumitelné informace.

Obsah internetových stránek slouží výhradně k informačním a vzdělávacím účelům. Nepředstavuje individuální investiční doporučení, investiční poradenství ani nabídku či výzvu ke koupi nebo prodeji konkrétních finančních nástrojů. Veškeré názory, odhady, prognózy nebo očekávání uvedené v článcích vyjadřují informace dostupné v době jejich zveřejnění a mohou se v čase měnit.

Investování na kapitálových trzích je spojeno s rizikem. Hodnota investic může růst i klesat a návratnost investované částky není zaručena. Minulé výnosy nejsou zárukou výnosů budoucích. Před přijetím jakéhokoli investičního rozhodnutí doporučujeme posoudit vlastní finanční situaci, investiční cíle a toleranci k riziku, případně využít služeb licencovaného poskytovatele investičních služeb.

Burzovní Svět nenese odpovědnost za investiční rozhodnutí učiněná na základě informací zveřejněných na těchto internetových stránkách.

Diskusní příspěvky a komentáře zveřejněné uživateli vyjadřují názory jejich autorů a nemusí odpovídat stanovisku provozovatele portálu.

Odesláním kontaktního formuláře nebo udělením příslušného souhlasu bere uživatel na vědomí, že může být kontaktován obchodním partnerem Burzovního Světa za účelem poskytnutí informací o investičních službách nebo finančních nástrojích. Podrobnosti o zpracování osobních údajů, využívání souborů cookies a obchodních partnerech jsou uvedeny v příslušných dokumentech dostupných na těchto internetových stránkách.

U jednotlivých článků mohou být uvedeny informace o použitých zdrojích, datu původní analýzy nebo datu, ke kterému se vztahují uvedené tržní údaje.

Pandemie COVID-19 změnila návyky pracujících profesionálů. Uprostřed boje o zajištění péče o děti a spolehlivého připojení k internetu jsme zažili revoluci v dalším základním aspektu pracovního života: v našem psaní. V mnoha zaměstnáních nyní dochází k neustálému žonglování s e-maily, zprávami ve službě Slack a textovými zprávami, aby se projekty posouvaly kupředu. Noví kolegové a klienti se s námi mohou seznámit spíše prostřednictvím našich zpráv a poznámek než podáním ruky. Na prosby typu "tahle schůzka mohla být e-mailem" se odpovídá - asynchronní pracovní rozvrh znamená méně setkání a více písemné komunikace. A trávíme více času propagací svých nápadů a produktů pomocí reklamních šotů psaných pro sociální média. To, jak píšete, může ovlivnit vaši profesní pověst a schopnost odvádět práci. Jak tedy můžete zajistit, aby vaše psaní na pracovišti bylo efektivní, a to v době, kdy je dobré psaní důležitější než kdy jindy? Zaprvé, jděte rovnou k věci - nebo jak se říká v armádě, "Bottom Line Up Front". Ministerstvo obrany USA je největším zaměstnavatelem na světě. Jeho vedoucí představitelé vědí, že efektivní komunikace může ušetřit čas, peníze, a dokonce i životy. A v digitálním věku je rozhodující jít k věci a jasně formulovat svůj požadavek. Nemůžete počítat s tím, že lidé budou na chytrém telefonu neustále scrollovat, takže své hlavní sdělení umístěte na první obrazovku a moudře používejte předměty e-mailů. "FYI" nebo "Návrh" je plýtvání místem; něco konkrétního jako "Program výjezdního zasedání - k posouzení do pátku" splní svůj účel. Za druhé, myslete na své publikum. Při psaní se nevyskytuje mimika. Jistě, emoji a občasné GIFy mohou pomoci, pokud jsou vhodné pro vaše pracovní prostředí. Důležitější je však zvolit takový jazyk, aby vás čtenář slyšel, místo aby vás vyladil. Přemýšlejte o tom, co je důležité pro ně, ne co je důležité pro vás. Pokud si nečmáráte do deníku, cílem psaní je navázat kontakt s ostatními. Zvláštní pozornost věnujte komunikaci s někým, koho jste nikdy neviděli, abyste se vyhnuli nepochopení. A konečně, buďte chytří v tom, jak používáte stránku nebo obrazovku. Dlouhé bloky textu vypadají smrtelně, proto udržujte odstavce krátké. Podívejte se, jak píší novináři, kteří píší svižné odstavce, které jasně vysvětlují složité situace. O to se snažíme i my ve své práci. Pokud lze vaše psaní počítat spíše na stránky než na odstavce, používejte nadpisy zaměřené na závěry, které čtenáři pomohou orientovat se v dokumentu. Například místo nadpisu typu "Náklady a přínosy přidání nové produktové řady" (který nechává čtenáře v nejistotě ohledně pointy) - napište: "Přidání nové produktové řady by bylo příliš nákladné". Vkládejte užitečné nadpisy do prezentací i písemných zpráv. Slide by neměl být testem inteligence; řekněte čtenáři, co je smyslem grafu nebo tabulky, a bude se mu lépe sledovat. Formátovací nástroje, jako jsou odrážky a tučné písmo, také zvyšují čitelnost vašeho textu, pokud to ovšem nepřeženete. I v krátkých sděleních mohou zvýraznit klíčové body, aby je čtenář, který se na konci dne prohrabuje hromadou zpráv, nepřehlédl. A konečně, pokud jste náchylní k překlepům nebo pravopisným chybám, je vzestup virtuálního psaní dvousečnou zbraní. Na jedné straně mají lidé tendenci tolerovat chyby více na platformách pro zasílání zpráv, protože působí neformálně a víme, že všichni píší rychle, často neohrabanými prsty na přenosném zařízení. Na druhou stranu, pokud opakovaně zaměňujete vaše za vy, někteří čtenáři vás za to odsoudí. Před kliknutím na tlačítko odeslat se vyplatí požádat kolegu, aby si důležité sdělení, například dlouhý e-mail klientovi nebo citlivý interní příspěvek, prohlédl. I když se během pandemie možná zvýšil objem psaní na pracovišti, potřeba psát dobře není nová. Téměř před sto lety Winston Churchill prosil své zaměstnance, aby psali kratší dokumenty, které zasáhnou "podstatné body". Dlouho před vypuknutím pandemie se ve společnosti Amazon vyvinula kultura psaní poznámek, kdy ti nejlepší byli chváleni za to, že mají "jasnost, jako když zpívají andělé". Všichni oceňujeme kolegy, kteří píší jasně a stručně. V dnešní době neustálé komunikace se všichni snažme být takovými lidmi.