Jak využít principy designu k zefektivnění vašeho podnikání

Už se vám někdy stalo, že vám někdo přeposlal e-mailové vlákno a vy jste museli pročíst 14 konverzací, abyste našli jednotlivé kroky?

V podstatě se z vás musí stát investigativní novinář, abyste se pokusili dát dohromady, kdo co řekl, kdo byl zase tohle… a na konci e-mailu zjistíte, že jste z celé zkušenosti frustrovaní. To je příklad špatného designu. A jako majitel firmy máte v každodenním životě spoustu věcí, které pravděpodobně trpí podobnými chybami v designu. Proto se s vámi dnes chci podělit o několik příkladů, jak můžete využít principy designu k zefektivnění svého podnikání a pomoci svému týmu k větší produktivitě a většímu zaměření na výsledky.

Design thinking is a human-centered approach to innovation that draws from the designer's toolkit to integrate the needs of people, the possibilities of technology, and the requirements for business success. Design thinking has a human-centered core. It encourages organizations to focus on the people they're creating for, which leads to better products, services, and internal processes. — Zdroj: Unsplash

Lepší způsob, jak dělat věci

Na příkladu řetězce e-mailů, který nikdy nekončí, jsem se rozhodl navrhnout lepší způsob vyřizování takových e-mailů. Náš tým má systém 1-2-3 pro vyřizování e-mailů. Tím, že do předmětu e-mailu uvedu číslo 1, vím, že vyžaduje mou pozornost a že je v něm něco, na co musím reagovat. Dvojka znamená, že je tam akce, kterou je třeba v rozumné době provést. V závislosti na vaší organizaci může být přiměřená doba do konce dne nebo do příštího rána. A pak „3“ znamená pouze pro informaci. A tento systém zachránil můj tým před tím, aby se musel prokousávat e-maily o 14 rozhovorech, pokud v nich není nic, co by se dalo řešit. Bude toto řešení fungovat pro každého? Možná ne. V tom případě bych vám doporučil, abyste si navrhli systém, který bude fungovat pro vaši firmu, váš tým a daný problém.

Standardizace

Dalším místem, kde jsem se setkal s designovým myšlením, je standardizace. Můžeme standardizovat způsob, jakým děláme určité věci, abychom si usnadnili život. Řekněme například, že chcete standardizovat přepravní seznam pro to, co potřebujete přinést na workshop. Možná to začalo jednou paletou, další rok to byly dvě a pak tři. Stále se to rozrůstá. Příští rok to budou čtyři palety. Ale díky designovému myšlení můžete zefektivnit svůj proces a balit lehčeji tím, že vytvoříte kontrolní seznam, který budete používat pokaždé. Jeho standardizací se sníží pravděpodobnost, že něco vynecháte, a příště to bude jednodušší. Stejné principy můžete použít i při tvorbě zpráv. Pokud každý týden nebo každý měsíc děláte report, který vypadá měsíc co měsíc stejně, je snadné vidět změny a všimnout si vzorců, a proto je pro váš tým snazší rozhodovat o tom, jak postupovat dál.