Sledování zaměstnanců nefunguje. Jak překonat paranoiu z nedostatku produktivity?

Jedná se o monitorovací software, který společnosti stále častěji využívají k zajištění toho, aby zaměstnanci zůstali produktivní. Ve skutečnosti průzkum zjistil, že osm z deseti největších soukromých zaměstnavatelů v USA používá nějakou jeho formu.

S nárůstem práce na dálku je pochopitelné, že se společnosti obávají, aby měly o zaměstnancích přehled. Jako generální ředitel společnosti Jotform, která má šest poboček ve čtyřech zemích, se mohu ztotožnit s dalším stresem spojeným s řízením lidí napříč digitálními kanály – nemluvě o různých časových pásmech.

Software pro sledování produktivity je však důsledkem paranoie z produktivity a v konečném důsledku týmům škodí.

CHYBNÝ PŘÍSTUP

Pro začátek, bossware ničí pocit autonomie zaměstnanců a poškozuje morálku kolektivu. Není divu, že jej pracovníci popisují jako „ponižující“ a „toxický“. Navíc výzkum zaměřený na pracovníky v call centrech zjistil přímou souvislost mezi rozsáhlým monitorováním a stresem zaměstnanců.

A co je možná nejdůležitější, bossware nedokáže zachytit produktivitu jednotlivce. Ať už sledují pohyby myši nebo pořizují pravidelné snímky, nástroje pro sledování podléhají chybám a nemohou zohlednit cennou nedigitální práci.

Dobrou zprávou je, že pokud se obáváte o výkonnost svého týmu, existují jiné, efektivnější způsoby, jak udržet produktivitu na vysoké úrovni. Nemusí zahrnovat rychlou softwarovou opravu, ale mohou vést k trvalejšímu zlepšení výkonnosti vašeho týmu. Zde je několik strategií, které mohou podpořit produktivitu, inovace a motivaci – aniž by se spoléhaly na sledovací software.

OPRAVIT SYSTÉM – NE JEDNOTLIVCE

Pokud cítíte, že produktivita vašeho týmu klesá, můžete buď vynaložit prostředky na mikromanagement každého jednotlivce, nebo udělat krok zpět a zjistit, co se děje na organizační úrovni.

Autoři časopisu Harvard Business Review Rohan Narayana Murty a Shreyas Karanth doporučují druhou možnost. Podle nich jde o empatii. Jak píší: „Empatie znamená zaměřit se na tým, nikoli na jednotlivce, a soustředit se na prostředí, ve kterém lidé pracují, a nikoli na konkrétní činy jednotlivce.“

To neznamená, že společnost nemůže shromažďovat údaje o zaměstnancích – Murty a Karanth ve skutečnosti doporučují data používat, ale pouze k tomu, aby „zjistili, kde jsou procesy nefunkční, a zlepšili je“ – nikoli ke sledování hodin strávených jednotlivcem na hodinách. Důležité je, že doporučují anonymizovat data a agregovat je do skupin. Tímto způsobem můžete rozebrat, co se děje na systémové úrovni, a určit, jak to zlepšit.

ODBOURÁVÁNÍ FIREMNÍCH SIL

V kancelářském prostředí firmy často trápí vytváření sil – bariér mezi odděleními, které brání výměně nápadů a informací, brání spolupráci a v konečném důsledku poškozují výkonnost firmy. Ve vzdálených nebo hybridních situacích se může potenciál vzniku sil ještě zhoršit, pokud vedení nepodnikne aktivní kroky k jejich odbourání.

Jedním z přístupů, který se může osvědčit, je organizace zaměstnanců do multifunkčních týmů. Některé týmy mají také projektového nebo produktového manažera. Týmy se řídí samy a každý z nich má jedinečnou metriku: Tým pro růst se například zaměřuje na počet aktivních uživatelů a tým pro výkon se zaměřuje na průměrnou dobu odezvy u běžných činností.

V rámci každého týmu dochází k neustálé výměně informací mezi jednotlivými odděleními. Členové týmu si tak navzájem důvěřují, mohou se rychle rozhodovat a vzájemně se motivovat.

Implementujte systémy, které odbourávají mentalitu „sila“, a sledujte, jak se výkony vašich zaměstnanců zvedají.

NASTAVIT KPIS PRO KAŽDÉ ODDĚLENÍ

Chcete-li nastavit KPI (Key Performance Indicator – Klíčový ukazatel výkonnosti) pro svou společnost, zamyslete se nad tím, jak každý tým přispívá k celkovému poslání společnosti. Určete, co znamená úspěch, a pak se rozhodněte, jak jej měřit. Můžete například požádat zaměstnance, aby sami podávali zprávy, nebo investovat do příslušného analytického softwaru. Možná dokonce budete chtít zaměstnance do procesu určování klíčových ukazatelů výkonnosti zapojit hned od začátku.

Vyžaduje to investici času a zdrojů, aby se to rozběhlo, ale jakmile jsou KPI zavedeny, pohánějí týmy kupředu. Týmy převezmou odpovědnost za svůj jedinečný přínos a vedoucí pracovníci mohou snadno sledovat pokrok.

IMPLEMENTUJTE PROSTOJE

A konečně, zavedení pravidelných odstávek zvyšuje produktivitu během odstávek. Může se to zdát kontraintuitivní, ale předvídatelný odpočinek pomáhá minimalizovat stres a snižuje pravděpodobnost vyhoření, které v konečném důsledku poškozuje produktivitu.

Profesorka Leslie Perlowová z Harvard Business School totiž zjistila, že zavedení „předvídatelného volna“ (tj. odpoledne nebo večery zcela odpojené od práce a bezdrátových zařízení, dohodnutá doba výpadku e-mailu nebo nepřerušované pracovní bloky) vedlo k větší spokojenosti s prací a lepší rovnováze mezi pracovním a soukromým životem. Důležité je, že předvídatelné volno neohrožovalo služby klientům.

Mnoho vedoucích pracovníků chápe, že určité volno je nezbytné, ale překročení obvyklých 10 až 14 dnů placené dovolené zavedením předvídatelných volných hodin vytvoří lépe odpočaté, šťastnější a spokojenější zaměstnance, aniž by to poškodilo výkonnost vaší společnosti.

Bossware sleduje zaměstnance jako vyměnitelná kolečka ve stroji, ale je na čase se od této představy odpoutat. Dnešní nejinovativnější společnosti si uvědomují, že jejich zaměstnanci jsou jedinečné osobnosti, které jsou součástí větší dynamické organizace. Nejlepší způsob, jak je podpořit, není sledovat je, ale zavést celopodnikové systémy, které podporují jejich nejlepší práci.