Odmítnutí schůzek může zvýšit produktivitu vašeho týmu. Tady je důvod

Nejste sami: podle Harvard Business Review považuje 92 % zaměstnanců schůzky za nákladné a neproduktivní.

Mnoho organizací se nyní snaží omezit nepořádek na poradách. Společnost Shopify v rámci razantního kroku ke zvýšení produktivity přistoupila k „čistce kalendáře“ a zrušila všechny opakující se schůzky, kterých se účastní více než dva lidé. Společnost Curriculum Associates, edtech společnost, která navrhuje vzdělávací materiály a hodnocení, vyvinula podobný sentiment vůči schůzkám, ale k řešení problému přistoupila jinak.

Podobně jako společnost Shopify se potýkali s neefektivitou a ztrátou produktivity, které vyplývaly ze schůzek – přirozeného vedlejšího produktu přechodu z fáze startupu do střední společnosti s více než 2 000 zaměstnanci. Avšak místo toho, aby zaměstnancům shora dolů nařizovali, jak mají trávit svůj čas, jejich zaměstnance zmocnili zdola nahoru – povzbudili je, aby byli pány svého času a našli strategie, které budou fungovat pro jejich pozice a týmy. Podporovali je v tom, aby na schůzkách říkali „ne“.

Zde je návod, jak to udělali: Rozeslali zaměstnancům celofiremní oběžník, ve kterých jim vysvětlili, že některé schůzky jsou sice užitečné, zejména v prostředí vzdálených firem pro budování spojení a komunity, ale nejsou měřítkem produktivity společnosti Curriculum Associates. Požádali zaměstnance, aby zkrátili čas strávený na schůzkách, nahlásili úsporu času a podělili se o své strategie, jak toho dosáhnout. Poté jsme zařadili pobídky, například rozdávání hodin nebo hodinek.

Po třech měsících 300 účastníků z řad zaměstnanců hlásilo nejen úsporu 8 000 hodin času, ale také větší spokojenost na pracovišti, více času věnovaného hlubokému a kreativnímu myšlení a hlavně otevřenější komunikaci s kolegy a manažery. Z rozhovorů s lidmi o jejich úspěchu zjistili, že zaměstnanci dokázali být efektivnější, protože jim společnost formulovala své hodnoty a kulturu a dala jim možnost odmítnout schůzky, které by dříve přijali.

Pozvánky do kalendáře často přicházejí od nadřízených, takže se zaměstnanci, zejména ti mladší, cítí povinni se jich účastnit. Jindy by se lidé necítili dobře, kdyby schůzky odmítli, protože nechtěli být vnímáni jako nezdvořilí. Tato výzva tedy umožnila zaměstnancům rozhodovat o svém čase a povzbudila lidi, aby kreativně přemýšleli o tom, jak nejlépe komunikovat.

Ze strategií, které jejich tým uvedl, zjistili, že neexistuje univerzální způsob, jak zkrátit čas strávený na schůzkách. Spíše existuje mnoho cest, které mohou přinést úspěch. Lidé zjistili, že využívání jiných komunikačních kanálů, jako je Slack nebo e-mail, je v některých případech pro komunikaci skutečně lepší. Jiní zjistili, že schůzka, která byla dříve naplánována na hodinu, by mohla proběhnout za 30 minut, a podle toho upravili pozvánku v kalendáři. Někteří zjistili, že na schůzce nemají zásadní roli a že svůj čas mohou lépe věnovat jiným projektům.

Zaměstnanci využili čas navíc získaný lepším řízením schůzek různými způsoby: od zapojení se do nestandardního myšlení a brainstormingu až po delší procházky se svými psy a tolik potřebnou přestávku od obrazovek počítačů, aby se protáhli.

Výzva v oblasti řízení času posloužila jako důležitý signál, který zaměstnancům sdělil, že si společnost váží jejich času a pohody, chce, aby byli v práci produktivní, a věří, že vědí, jak nejlépe hospodařit se svým časem. Byl to také jen začátek, něco, na čem můžete stavět, když se snažíte zvýšit účast a přijmout osvědčené postupy, o které se zaměstnanci podělili.

Výzva poskytla důležitou lekci: Skutečná změna se děje společně s vašimi lidmi. Vybavte a svěřte svým zaměstnancům správné nástroje a podporu a oni vám to oplatí.

meeting, brainstorming, business — Zdroj: Pixabay

Způsoby zvýšení produktivity v kanceláři

Existuje mnoho způsobů, jak zvýšit produktivitu v kanceláři, včetně:

Vytvoření pozitivního pracovního prostředí: Ujistěte se, že kancelářské prostředí je čisté, uspořádané a pohodlné. To zahrnuje zajištění ergonomických židlí a stolů, dobrého osvětlení a prostoru s regulovanou teplotou.

Stanovte si jasné cíle: Ujistěte se, že každý zaměstnanec má jasnou představu o své roli a o tom, co se od něj očekává. Ujistěte se, že všichni pracují na společném cíli.

Stanovte priority úkolů: Povzbuzujte zaměstnance, aby si stanovili priority svých úkolů a nejprve se zaměřili na ty nejdůležitější. To jim pomůže udržet se na správné cestě a zajistit dodržování termínů.

Podporujte přestávky: Pravidelné přestávky jsou důležité pro prevenci vyhoření a zvýšení produktivity. Povzbuzujte zaměstnance, aby si během dne dělali přestávky, a poskytněte jim prostor pro odpočinek.

Nejste sami: podle Harvard Business Review považuje 92 % zaměstnanců schůzky za nákladné a neproduktivní.Mnoho organizací se nyní snaží omezit nepořádek na poradách. Společnost Shopify v rámci razantního kroku ke zvýšení produktivity přistoupila k „čistce kalendáře“ a zrušila všechny opakující se schůzky, kterých se účastní více než dva lidé. Společnost Curriculum Associates, edtech společnost, která navrhuje vzdělávací materiály a hodnocení, vyvinula podobný sentiment vůči schůzkám, ale k řešení problému přistoupila jinak. Podobně jako společnost Shopify se potýkali s neefektivitou a ztrátou produktivity, které vyplývaly ze schůzek – přirozeného vedlejšího produktu přechodu z fáze startupu do střední společnosti s více než 2 000 zaměstnanci. Avšak místo toho, aby zaměstnancům shora dolů nařizovali, jak mají trávit svůj čas, jejich zaměstnance zmocnili zdola nahoru – povzbudili je, aby byli pány svého času a našli strategie, které budou fungovat pro jejich pozice a týmy. Podporovali je v tom, aby na schůzkách říkali „ne“.Zde je návod, jak to udělali: Rozeslali zaměstnancům celofiremní oběžník, ve kterých jim vysvětlili, že některé schůzky jsou sice užitečné, zejména v prostředí vzdálených firem pro budování spojení a komunity, ale nejsou měřítkem produktivity společnosti Curriculum Associates. Požádali zaměstnance, aby zkrátili čas strávený na schůzkách, nahlásili úsporu času a podělili se o své strategie, jak toho dosáhnout. Poté jsme zařadili pobídky, například rozdávání hodin nebo hodinek.Po třech měsících 300 účastníků z řad zaměstnanců hlásilo nejen úsporu 8 000 hodin času, ale také větší spokojenost na pracovišti, více času věnovaného hlubokému a kreativnímu myšlení a hlavně otevřenější komunikaci s kolegy a manažery. Z rozhovorů s lidmi o jejich úspěchu zjistili, že zaměstnanci dokázali být efektivnější, protože jim společnost formulovala své hodnoty a kulturu a dala jim možnost odmítnout schůzky, které by dříve přijali.Pozvánky do kalendáře často přicházejí od nadřízených, takže se zaměstnanci, zejména ti mladší, cítí povinni se jich účastnit. Jindy by se lidé necítili dobře, kdyby schůzky odmítli, protože nechtěli být vnímáni jako nezdvořilí. Tato výzva tedy umožnila zaměstnancům rozhodovat o svém čase a povzbudila lidi, aby kreativně přemýšleli o tom, jak nejlépe komunikovat.Ze strategií, které jejich tým uvedl, zjistili, že neexistuje univerzální způsob, jak zkrátit čas strávený na schůzkách. Spíše existuje mnoho cest, které mohou přinést úspěch. Lidé zjistili, že využívání jiných komunikačních kanálů, jako je Slack nebo e-mail, je v některých případech pro komunikaci skutečně lepší. Jiní zjistili, že schůzka, která byla dříve naplánována na hodinu, by mohla proběhnout za 30 minut, a podle toho upravili pozvánku v kalendáři. Někteří zjistili, že na schůzce nemají zásadní roli a že svůj čas mohou lépe věnovat jiným projektům.Zaměstnanci využili čas navíc získaný lepším řízením schůzek různými způsoby: od zapojení se do nestandardního myšlení a brainstormingu až po delší procházky se svými psy a tolik potřebnou přestávku od obrazovek počítačů, aby se protáhli.Výzva v oblasti řízení času posloužila jako důležitý signál, který zaměstnancům sdělil, že si společnost váží jejich času a pohody, chce, aby byli v práci produktivní, a věří, že vědí, jak nejlépe hospodařit se svým časem. Byl to také jen začátek, něco, na čem můžete stavět, když se snažíte zvýšit účast a přijmout osvědčené postupy, o které se zaměstnanci podělili. Výzva poskytla důležitou lekci: Skutečná změna se děje společně s vašimi lidmi. Vybavte a svěřte svým zaměstnancům správné nástroje a podporu a oni vám to oplatí.Způsoby zvýšení produktivity v kancelářiExistuje mnoho způsobů, jak zvýšit produktivitu v kanceláři, včetně:Vytvoření pozitivního pracovního prostředí: Ujistěte se, že kancelářské prostředí je čisté, uspořádané a pohodlné. To zahrnuje zajištění ergonomických židlí a stolů, dobrého osvětlení a prostoru s regulovanou teplotou.Stanovte si jasné cíle: Ujistěte se, že každý zaměstnanec má jasnou představu o své roli a o tom, co se od něj očekává. Ujistěte se, že všichni pracují na společném cíli.Stanovte priority úkolů: Povzbuzujte zaměstnance, aby si stanovili priority svých úkolů a nejprve se zaměřili na ty nejdůležitější. To jim pomůže udržet se na správné cestě a zajistit dodržování termínů.Podporujte přestávky: Pravidelné přestávky jsou důležité pro prevenci vyhoření a zvýšení produktivity. Povzbuzujte zaměstnance, aby si během dne dělali přestávky, a poskytněte jim prostor pro odpočinek.