Jak se chránit před předsudky z blízkosti na hybridním pracovišti?

Stále častěji se objevují obavy, že pracovníci v kanceláři mají velkou výhodu oproti svým "vzdáleným" kolegům. Jeden z vedoucích pracovníků v oblasti lidských zdrojů navrhuje, aby se vedoucí pracovníci zavázali k záměrným individuálním schůzkám. V době hybridní práce je třeba se potýkat s mnoha prvky. Plánování pracovního dne už zkrátka není takové, jaké bylo v éře před pandemií, od produktivity přes tvorbu rozpočtu až po zásobník technologií pro spolupráci. Mezi zaměstnanci roste obava, zda jejich manažeři nebudou upřednostňovat - ať už podvědomě, nebo ne - lidi, kteří pracují ve fyzické kanceláři, před těmi, kteří pracují na dálku. I když je předpojatost z blízkosti oprávněnou obavou, řešením není vytváření dalších neproduktivních schůzek, aby se vytvořil "face time" a spojily se dvě skupiny z různých míst. Místo toho je třeba zajistit, aby když se manažeři a přímí podřízení setkávají, byly schůzky záměrné. I když budování vztahu u skleničky vody nepřipadá v úvahu, je odpovědností manažera zajistit, aby hluboce porozuměl práci, cílům a motivacím svého přímého podřízeného. Těchto pět realizovatelných tipů může manažerům pomoci odstranit předsudky z blízkosti, zlepšit individuální schůzky a prohloubit vztah s přímými podřízenými tak, aby se cítili spokojenější, motivovanější a silnější. VYTVOŘIT DOHODU O PARTNERSTVÍ Prvním a pravděpodobně nejdůležitějším krokem ke zlepšení individuálního přístupu je vytvoření dohody o partnerství. Cílem tohoto kroku je rozlišit, co chcete od svých individuálních sezení získat, a vytvořit individuální dohodu. Navíc je to pro manažera příležitost vybudovat si důvěru a projevit zájem o jedinečný styl práce přímého podřízeného, aby mohl odvádět co nejlepší práci. Podle společnosti McKinsey je pozitivní klima v týmu nejdůležitějším faktorem psychologického bezpečí a nejpravděpodobněji k němu dochází, když vedoucí pracovníci projevují podpůrné a poradní chování a následně vyzývají své týmy. Tato dohoda by měla zahrnovat základní body schůzek, aby bylo možné řídit očekávání, například četnost a délku trvání schůzek, témata, která se budou probírat, a kdo je zodpovědný za změnu termínu. Měla by také zahrnovat preference ohledně poskytování a přijímání zpětné vazby, a dokonce i vhled do preferencí přímých podřízených ohledně spolupráce nebo toho, v kterou denní dobu se jim nejlépe přemýšlí. DĚLEJTE SI DOBRÉ POZNÁMKY Jednání mezi čtyřma očima může být méně formální než jiné schůzky, které mají mnoho účastníků nebo jediný cíl, ale to neznamená, že je vedení poznámek méně důležité. Bez poznámek a akčních bodů je těžší sledovat pokrok a vést jednotlivé osoby k odpovědnosti. Než se manažeři sejdou s přímým podřízeným, vytvořte strukturu pro zachycení bodů programu, poznámek a dalších kroků s jasným vlastníkem. Formát můžete podle potřeby restrukturalizovat, udržovat agendu z týdne na týden nebo pracovat na čtvrtletní či měsíční bázi v závislosti na vašich projektových cyklech. Nezapomeňte, že i když jsou poznámky důležité, důležitější je, aby se přímý podřízený cítil vyslyšen a věděl, že vedoucí není rozptylován. Pokud má manažer problém zůstat při psaní poznámek přítomen, zkuste si kritické poznámky zachytit až po skončení schůzky. VČASNÉ A ČASTÉ PŘEZKOUMÁVÁNÍ CÍLŮ Podle společnosti Gartner platí, že pokud jsou cíle zaměstnanců v souladu s potřebami organizace i zaměstnanců, zvyšuje se jejich výkonnost až o 22 %. Za tímto účelem je důležité pracovat se zaměstnanci již na začátku a vytvářet cíle, které jsou zaměřeny na jejich dlouhodobý rozvoj a zároveň na kritickou práci, která má okamžitý dopad na organizaci. Jasně stanovené cíle usnadňují zaměstnanci komunikaci s nadřízeným o jeho potřebách, pochopení toho, co se od něj očekává, a nalezení příležitostí k růstu v jeho roli. Pokud cíle zůstávají v popředí zájmu, může manažer pomoci identifikovat nové příležitosti, které se pro zaměstnance mohou naskytnout, i když se jich osobně nedočká. To také ukazuje, že manažerovi záleží na celém člověku - nejen na práci, kterou nyní vykonává, ale i na tom, jak může růst a rozvíjet se i mimo svou roli nebo dokonce svůj tým. SLEDOVAT ROZVOJ Se stanovenými cíli je snazší sledovat pokrok - zejména s ohledem na to, že se role může měnit. Společnost Gartner zjistila, že méně než polovina zaměstnanců uvádí, že aktualizuje své cíle po významných změnách v očekávání od role, což ukazuje na potřebu bližšího sledování. Jasné vymezení požadované trajektorie role může pomoci s předpojatostí vůči blízkosti i mimo rámec individuálních rozhovorů. Ať už jste v kanceláři, nebo ne, pokud jste průběžně informováni o kariérních cílech a potřebách člena svého týmu, je pro manažera snazší pomoci tyto cíle splnit, pokud existuje zdokumentovaná historie sledovaných rozhovorů o kariérním rozvoji a pravidelná zpětná vazba. VOLNĚ SDÍLEJTE POCHVALY Příliš často, když někdo pomyslí na "zpětnou vazbu" na pracovišti, předpokládá, že je negativní, ale pochvalná zpětná vazba je stejně důležitá pro růst zaměstnanců - možná ještě důležitější pro špičkové pracovníky. Sdílejte pozitivní zpětnou vazbu v co nejbližším reálném čase s konkrétními informacemi o tom, co udělali dobře. "Dobrá práce na té schůzce" není zdaleka tak užitečné jako "Na té schůzce jste odvedl skvělou práci, protože váš zápis byl srozumitelný a obsahoval užitečné citace.". Pomáhá zopakovat tyto pochvaly později ústně v rámci individuální schůzky a také je zapsat do vyhrazeného oddílu "pochvaly" v dokumentu pro individuální schůzku. Navrhněte svému přímému podřízenému, aby si vedl záznamy o hrdých okamžicích a všech pochvalách, které obdrží i od ostatních spolupracovníků. To také poslouží jako užitečné úložiště, až přijde čas na formální hodnocení - pochvaly jsou již zapsány. Schůzky jeden na jednoho se mohou snadno změnit v nešťastnou povinnost, pokud nejsou správně strukturovány. Zatímco se nadále pohybujeme ve světě hybridní práce, zavedení rámce pro zlepšení schůzek jeden na jednoho může minimalizovat pocity zaujatosti z blízkosti a maximalizovat spokojenost zaměstnanců - ať už na dálku, nebo mimo ni.