Nejúčinnější způsob, jak si promluvit se šéfem o tom, že máte příliš mnoho práce

Zde jsou tři věci, které byste měli před rozhovorem udělat. Jedním z vedlejších efektů práce z domova je, že nadřízení těžko vidí, jak moc jejich tým pracuje. V důsledku toho můžete zjistit, že jste zahlceni úkoly a že nové požadavky přicházejí rychleji, než stihnete vyřídit ty staré. Nepředpokládejte, že byste měli být zahlceni prací. O svém pracovním vytížení si se svým šéfem opravdu můžete promluvit. Zde jsou tři věci, které můžete udělat, abyste se na tento rozhovor připravili. ZDOKUMENTUJTE SI SVÉ ÚKOLY Nemůžete jen tak přijít za svým šéfem a říct mu, že máte příliš mnoho práce. Musíte být konkrétnější. Jednou z věcí, kterou budete chtít udělat, je mít jasný seznam všeho, co máte na svém aktuálním seznamu úkolů, spolu s daty, do kdy je třeba tyto úkoly dokončit, odhadem času, který bude potřeba k dokončení těchto úkolů, a dalšími lidmi (z organizace nebo mimo ni), na kterých jste při plnění těchto úkolů závislí. Tento seznam je důležitý, protože velkou část řešení problému pracovní zátěže tvoří pochopení toho, jaké kompromisy by bylo třeba udělat, abyste měli zvládnutelný počet úkolů. Chcete odhadnout čas, který strávíte nad úkoly, protože je možné, že jedním z důvodů vašeho pocitu přepracovanosti je to, že špatně řešíte kompromis mezi úsilím a přesností. Víte, že (obecně) čím více práce do úkolu vložíte, tím lepšího výsledku dosáhnete. Ne každý úkol, který dostanete, však vyžaduje vysoce vybroušený produkt. Někdy je třeba projekt prostě posunout vpřed, aniž byste sledovali všechny nepředvídatelné okolnosti, protože před finalizací výsledku je třeba ještě provést spoustu revizí. Klíčovým aspektem vyvážení pracovní zátěže je určení správné úrovně práce, kterou je třeba do úkolu vložit. Tím, že svému šéfovi poskytnete informace o svém odhadu, kolik času vám úkol zabere, mu sdělíte svůj odhad potřebného úsilí. Buďte připraveni na to, že vám šéf řekne, že některé z úkolů, které vám byly zadány, lze uspokojivě dokončit vynaložením menšího množství práce, než si myslíte. Trik spočívá v tom, abyste odvedli práci, která je dostatečně dobrá, a ne takovou, která je dokonalá. Chcete také poskytnout představu o tom, kdo další se na projektu podílí, protože to může šéfovi pomoci určit aspekty rozvržení vaší práce, které jsou mimo vaši kontrolu. Částečně se můžete cítit přepracovaní, protože informace, které potřebujete k dokončení svých úkolů, závisí na práci ostatních. V takovém případě může váš šéf chtít spolupracovat s celým týmem a naplánovat, kdy každý dokončí své úkoly, aby pomohl zefektivnit váš přínos. ANALYZUJTE SVŮJ PRACOVNÍ POSTUP Když dokumentujete soubor úkolů, které provádíte, měli byste mít také jasno v tom, odkud přicházejí konkrétní požadavky a komu předáváte hotovou práci. Existují dva důvody, proč vám to pomůže při diskusi. Za prvé, váš šéf si nemusí být vědom počtu dalších lidí, kteří mohou přidávat věci na váš seznam úkolů. Proto si váš šéf možná neuvědomuje, kolik toho máte na starosti. Tato informace může být také užitečná při rozhodování o tom, kteří lidé by vám mohli zadávat nové úkoly a jak by se s těmito přírůstky do vašeho seznamu úkolů mělo zacházet. Zadruhé je cenná informace o postavení jednotlivých úkolů v celkovém pracovním postupu skupiny, protože pomáhá určit, jaké další aspekty projektu závisí na vašem příspěvku. Tato znalost pomůže jak při stanovování priorit práce, kterou děláte, tak při promýšlení, kdo by mohl převzít některé práce, které nemůžete dokončit. NAVRHNĚTE PRIORITY Převzetí zátěže práce, kterou děláte, není jen odrazem toho, že pracujete neefektivně; budete muset určit, které úkoly se udělají a které se buď odsunou na vedlejší kolej, nebo se přenechají někomu jinému. Konkrétní rozhodnutí sice nakonec patří vašemu šéfovi, ale vy máte některé informace o svých interakcích s kolegy, zákazníky a klienty, které váš šéf nemá. Než tedy jen předložíte svůj seznam úkolů a pracovní postup, zamyslete se nad tím, čemu byste dali přednost, kdyby rozhodnutí bylo na vás. Napište si, jak byste toto pořadí zdůvodnili. Tyto informace si přineste na schůzku. Tento seznam priorit vám poskytne výchozí bod pro rozhovor. Možná zjistíte, že váš šéf s vaším doporučením souhlasí. Pokud váš šéf navrhne jiný soubor priorit, než s jakým jste přišli vy, je to cenná informace. Diskusi orientujte na pochopení důvodů, které stojí za tímto rozhodnutím, protože tak získáte další informace o tom, jak lidé v nadřízených funkcích přemýšlejí o pracovním postupu týmu. Tato znalost je cenná, protože se zamyslíte nad rozdílem mezi vaším pohledem v současné roli a problémy, na které se zaměřují lidé o stupeň výše v organizaci. Tuto diskusi můžete využít nejen k odlehčení své současné zátěže, ale také k získání informací o pozicích na vyšší úrovni, o které můžete usilovat.