David Allen – Mít vše hotovo

V knize Getting Things Done (2001) David Allen představuje svůj slavný systém pro produktivitu bez stresu. Díky tomuto systému můžete čelit ohromujícímu množství úkolů, ale přesto být při jejich řešení produktivní, kreativní a uvolnění. Proč by vás to mělo zajímat: Naučte se dělat více a méně se stresovat. O autoroviDavid Allen je americký spisovatel, podnikatel a konzultant. Jeho koučovací společnost školí vedoucí pracovníky v metodě Getting Things Done. Napsal mnoho knih a článků o sebeřízení a produktivitě a je považován za jednoho z nejvlivnějších světových myslitelů v těchto oblastech. Co z toho budu mít? Objevte sílu produktivity bez stresu.Když hodíte kamínek do louže vody, jak na to voda zareaguje? Odpověď: zcela přiměřeně hmotnosti oblázku a síle, s jakou byl vhozen. Voda nereaguje ani přehnaně, ani nedostatečně. Když se však v životě setkáme se stresujícími událostmi, často se jimi necháme ovládnout tím, že vyvoláme reakci, která je nepřiměřená tomu, co je třeba. Například pokud jste již pohřbeni pod horou úkolů a přijde vám e-mail, který přidává další věc, můžete se cítit přetíženi a reagovat briskně. Nebylo by však skvělé, kdybyste měli stav mysli jako na vodě, kdy byste na e-mail ani na jiné události, s nimiž se setkáte, nereagovali ani přehnaně, ani nedostatečně, ale vždy jen přiměřeně reagovali? Abyste toho dosáhli, musíte získat pocit kontroly nad veškerou svou prací, a k tomu slouží metoda Getting Things Done (GTD). GTD, postavená na jednoduchých principech, jako je vedení uceleného systému externích seznamů a vždy jasné a hmatatelné definování dalších kroků pro vaše podniky, uvolňuje váš mozek pro řešení problémů a udržuje všechny vaše projekty - osobní i pracovní - v pohybu vpřed. V těchto řádcích nejen zjistíte, jak používat GTD k lepší organizaci své práce, ale také dospějete k několika zásadním otázkám o svém životním smyslu. Jakmile získáte tento pocit jasnosti a kontroly, zjistíte, že jste nejen produktivnější, ale také se vám prudce sníží hladina stresu, protože budete mít pocit klidu a kontroly nad veškerou prací. Váš mozek umí skvěle přemýšlet, ale špatně si pamatuje V dnešní době může být práce hektická. Typické ráno může vypadat asi takto: Jste uprostřed psaní dokumentu, když vám přijde e-mail, že máte aktualizovat antivirový software. Když se k tomu chystáte, zavolá vám teta Sheila, že byste jí měli poslat RSVP na svatbu, a když zavěsíte, napochoduje k vám šéf a požaduje, abyste začali pracovat na novém dokumentu. Co že jsi to dělal? Zejména znalostní pracovníci tráví své dny žonglováním s desítkami úkolů a projektů najednou, přičemž jsou neustále bombardováni dalšími. Aby tento nápor přežila, většina lidí si vše cpe do hlavy a snaží se udržet důležité informace, schůzky a nadcházející úkoly "v hlavě". Bohužel tento přístup plýtvá úžasnou schopností mozku přemýšlet tím, že ho zahlcuje změtí informací. Navíc snaha zapamatovat si všechno nakonec vede k neschopnosti plně se soustředit na práci, protože mozek se bude stále snažit zpracovat všechny nevyřešené problémy a nedokončené úkoly, které jste si do něj uložili. Jedná se o otevřené smyčky - nebyly uzavřeny - a váš mozek vám je bude neustále připomínat, ať chcete, nebo ne. To vás rozptyluje; nemůžete se pořádně soustředit, když vás myšlenky typu "Nezapomeň tento měsíc zaplatit účet za elektřinu" neustále přerušují. Co tedy můžete udělat, abyste zvládli síť úkolů, schůzek a informací na moderním pracovišti a mohli se skutečně soustředit na to, co děláte? Zde přichází na řadu GTD. Prostřednictvím specifického a výkonného pětistupňového pracovního postupu můžete získat zpět kontrolu nad vším, co máte na talíři: Zachyťte své myšlenky. Místo toho, abyste všechny ty nápady, úkoly, rozhodnutí atd. uchovávali v hlavě, musíte je zachytit na nějaké externí platformě, ať už na papíře, nebo digitálně.Ujasněte si, co která položka znamená a co s ní můžete udělat.Uspořádejte výstupy do struktury seznamů.Zamyslete se nad tím, co je pro vás důležité, a zkontrolujte položky ve svém systému.Zapojte se do plnění úkolů. Vyberte si, kterou činnost chcete v tuto chvíli provést, a udělejte ji. Je to tak jednoduché. GTD vám umožní pocítit větší kontrolu nad vaší prací, což vyvolává pocit uvolněné kontroly, lepšího rozhodování a větší flexibility při změnách okolností. Než se však ponoříme do podrobností jednotlivých kroků procesu GTD, připravme si pracovní prostor a nástroje. K plnému zavedení systému GTD potřebujete správné pracoviště, nástroje a systém archivace Skvělým místem, kde můžete se systémem GTD začít, je vytvořit si pracoviště, kde budete mít k dispozici všechny důležité materiály. Tím si vytvoříte kontrolní kokpit, ve kterém se vám bude vždy dobře pracovat. Rovněž byste si měli zřídit identické pracovní prostory doma i v kanceláři, abyste mohli být stejně efektivní v obou případech. Pokud trávíte hodně času na cestách, možná byste měli uvažovat o mobilním uspořádání, které vám umožní dělat věci i na cestách. Nikdy s nikým nesdílejte pracovní prostory, dokonce ani s partnerem, protože nechcete trávit čas nastavováním pracovního prostoru podle svých představ pokaždé, když na něj dorazíte. Minimem, které potřebujete, je psací plocha a prostor pro fyzickou přihrádku. Mezi základní potřebné fyzické nástroje patří zásobníky na papír, které slouží jako vstupní a výstupní zásobník, papír, pera, poznámkové bloky, kancelářské sponky, lepicí páska, sešívačka, štítkovač, pořadače, kalendář a odpadkový koš. Ty doplňují všechna digitální zařízení, která v současné době používáte k zachycení a organizaci úkolů, jako je telefon nebo počítač. Tyto nástroje jsou důležité pro vytvoření systému obecné referenční kartotéky, kam můžete ukládat věci, jako jsou dokumenty, články, poznámky, vstupenky, klíče, členské karty apod. Měli byste mít jak fyzickou, tak - pokud je to vhodné - i digitální verzi tohoto kartotékového systému, kde budete uchovávat referenční informace. Pro tento účel si kupte dobré kartotéky a mějte po ruce spoustu prázdných složek, které můžete snadno označit a vložit. Obecně platí, že pokud vám trvá déle než minutu něco založit, trvá to příliš dlouho. Efektivním a snadno použitelným řešením je jednoduchý archivační systém A-Z, kdy věci zakládáte pod určitými písmeny buď podle tématu, osoby, projektu nebo společnosti. Tímto způsobem omezíte místa, kde musíte věci hledat. Pokud například chcete najít něco, co jste založili o projektu Quality 2.0, který děláte pro společnost XYZ Inc, stačí zaškrtnout písmena Q a X, abyste to našli. Samozřejmě, že v digitálním systému můžete informace také vyhledávat, ale i tak má smysl mít informace uspořádané tak, aby byly užitečné. V neposlední řadě se ujistěte, že alespoň jednou ročně své soubory pročistíte, aby se ze systému nestal přeplněný nepořádek. Díky této čistce se systém nejen stane použitelnějším, ale také budete mít klid, protože budete vědět, že můžete věci založit, i když si nejste jisti, že je budete potřebovat, protože později, až budete moci věci vyhodit, budete dělat úklid. Nyní, když je váš kokpit připraven, se ponořme do pětistupňového pracovního postupu GTD, počínaje fází zachycení. Zaznamenávejte všechny své úkoly, nápady, upomínky a další informace do důvěryhodných externích sběrných nástrojů Zjistili jsme, že v dnešní době je naše pozornost pod útokem, neustále ji vytrhává nekonečný proud příchozích požadavků, otázek, úkolů, pozvánek atd. Abychom se s tím vypořádali, je prvním zásadním krokem v pracovním postupu GTD zachycení všech z nich ve sběrných nástrojích, tedy na místech mimo vaši mysl, kam si můžete zaznamenávat informace a nápady. Představte si je jako hromádku "in", kam si zapisujete vše, co potřebujete v budoucnu udělat nebo o čem musíte rozhodnout, aniž byste o tom přemýšleli. Patří sem obrovská škála položek, například nápad na podnikání, který vás napadl o polední pauze, dokončení projektu v práci, koupě dárku kamarádovi k narozeninám, touha přečíst si něco o moderním umění nebo oprava rozbitých hodinek. Nedělejte si starosti s tím, jak důležité nebo smysluplné položky si zapisujete - důležité je, aby byly všechny zachyceny na místě, kde víte, že je později najdete. Velkou výhodou externích nástrojů je, že pokud například píšete e-mail, když si vzpomenete, že musíte zaplatit účet za elektřinu, můžete si tento úkol jen poznamenat a dál se soustředit na e-mail a efektivně ho dokončit. Totéž platí, když vám někdo přinese fakturu nebo se rozhodnete, že dnes večer chcete jít na divadelní představení. Vaše sběrné nástroje mohou mít různou podobu podle toho, co vám vyhovuje: zápisníky, seznamy v počítači nebo dokonce fyzické krabice, do kterých můžete ukládat předměty a papíry. Můžete také použít kombinaci těchto nástrojů, pokud to věci nepřehází; hlavní myšlenkou je zachovat jednoduchost. Dobrým pravidlem je mít co nejméně sběrných pomůcek, ale tolik, kolik jich vy osobně považujete za nezbytné. Ať už jich máte jakkoliv moc, dbejte na to, abyste měli sběrné nástroje vždy po ruce, protože k nim budete muset mít přístup, ať jste kdekoli. Dbejte také na to, abyste sběrné nástroje používali komplexně. Měly by být dostatečně silné, aby dokázaly pojmout každý útržek informace, a ani ten nejmenší úkol by vám neměl zůstat ležet ladem. Pokud tak ještě neučiníte, skvělým způsobem, jak začít, je projít všechny své aktuální úkoly, nápady, myšlenky, plány a materiály a naházet je do sběrných nástrojů. Napoprvé to může trvat docela dlouho, ale komplexnost pomůže vašemu mozku důvěřovat systému, což znamená, že vás už nebude otravovat a rozptylovat otevřenými úkoly. Závěrečné shrnutíHlavní poselství této knihy: Systém GTD vám umožní zvládnout ohromné množství úkolů v klidu. Poskytuje vám naprostou kontrolu nad vaší prací. Pět klíčových kroků v procesu GTD je následujících: Zachycujte své myšlenky do externích sběrných nástrojů, které běžně vyprazdňujete. Tím uvolníte svou mysl k tomu, v čem je opravdu dobrá: k přemýšlení a řešení problémů. Ujasněte si, co je každá položka a co s ní můžete udělat. Uspořádejte výstupy do struktury seznamů, jako je váš kalendář a seznamy Projekty, Další akce, Někdy/Možná a Čekání. Zamyslete se nad tím, co je pro vás důležité, a zkontrolujte položky ve svém systému. To je zásadní, protože to zajišťuje, že systému budete i nadále důvěřovat. Zabývejte se svými úkoly. Vyberte si, se kterou činností můžete něco udělat vzhledem ke kontextu, času a energii, které máte k dispozici, a také vzhledem k vašim prioritám. Po osvojení systému GTD (Getting Things Done) si brzy všimnete, jak produktivní můžete být.