Umělá inteligence změní způsob odesílání e-mailů

V době rychlého technologického pokroku mají tendenci fascinovat oslnivé inovace, jako je ChatGPT, schůzky ve virtuální realitě nebo mluvčí generovaní umělou inteligencí. Zdá se však, že právě méně okázalé a citlivé aplikace mohou být ve skutečnosti místem, kde bude mít umělá inteligence (AI) nejvýznamnější dopad. Z výzkumu provedeného na Marshallově obchodní škole USC i z osobní zkušenosti s prací komunikačního konzultanta pro globální firmy vyplývá, že se objevují skryté přínosy AI, a to zejména v oblasti e-mailů. E-mail je dominantní komunikační platformou již desítky let. Navzdory pokroku v komunikačních technologiích a vzniku několika nástrojů “e-mailových zabijáků”, které slibovaly nahradit e-mail a imerzivní nástroje, jako je Slack, Microsoft Teams nebo Zoom, zůstává e-mail nezlomný. Průzkum mezi více než 700 profesionály odhalil, že 89 % z nich využívá e-mail často, ne-li neustále – 86 % těchto účastníků potvrdilo jeho cennou povahu. Tyto statistiky jsou od lidí, kteří často používají týmové zprávy nebo videokonference. Také mladší generace, která je digitálním domorodcem a má k dispozici nepřeberné množství komunikačních nástrojů, tíhne k e-mailu. Přestože se seznámili s moderními nástroji obchodní komunikace, e-mail zůstává jejich oblíbeným médiem díky své uživatelské přívětivosti. Ale rovná se neustálé používání zdatnosti? Odpověď zní jednoznačně ne. E-mail, ačkoli je na individuální úrovni jednoduchý a přímočarý, se může stát chaotickým, pokud je používán ve velkém měřítku, což způsobuje přetížení e-mailu. Statistiky ukazují, že zaměstnanci stráví sledováním a odpovídáním na své e-maily v průměru 3,5 hodiny denně, což z nich činí jeden z největších zdrojů profesního stresu. Ohromujících 54 % Američanů dosvědčuje, že tímto jevem trpí. Zatímco se pracoviště snaží svým zaměstnancům představit nové komunikační nástroje, do usnadnění lepšího porozumění e-mailům a jejich správy se investuje jen málo úsilí. Nedávné studie zdůrazňují, že 27 % zaměstnanců označuje psaní e-mailů za zásadní dovednost, která chybí začínajícím pracovníkům oproti jiným komunikačním nástrojům. Umělá inteligence je příslibem změny tohoto prostředí. Jakkoli se to může zdát nepravděpodobné, integrace e-mailů by se mohla stát nečekaným lídrem v oblasti aplikací AI. Její hodnota spočívá spíše v poskytování vylepšení systému, který je již obecně používán a oblíben, než v prosazování adaptace složitější technologie. Očekávejte, že e-mail integrovaný s umělou inteligencí bude fungovat jako váš asistent na zavolání, který bude bez námahy kategorizovat vaši doručenou poštu, vytvářet pravidla pro třídění, integrovat média do zpráv a plánovat časy e-mailů. Jakkoli se to zdá radikální, jde o pouhé vylepšení stávajících funkcí e-mailových platforem, ale provedené robustnějším a intuitivnějším způsobem. Čas a energii strávenou nad e-maily výrazně sníží umělá inteligence, která bude automaticky odpovídat na určité e-maily, navrhovat vysoce přizpůsobené odpovědi, předvídat odpovědi a postupně se učit osobní preference uživatelů. Vysoký stupeň přizpůsobení, který by umožňoval potenciál automatického vypracování, by vedl k úspoře hodin času na odpovědi a psaní. Umělá inteligence způsobí revoluci nejen v administrativním aspektu elektronické pošty, ale předpokládá se, že zlepší i kvalitu písemné komunikace. Interaktivní funkce AI by mohla upravit profesionalitu e-mailu nebo dokonce navrhnout úpravy tónu v závislosti na příjemci, což by zlepšilo hladké obchodní vztahy. Mohla by předvídat zbytečné e-maily a pomoci odesílateli formulovat jasnější a smysluplnější sdělení. Navzdory rostoucímu přílivu sofistikovaných technologií na pracoviště je zaměstnanci zcela nepřijímají, především kvůli jejich neznalosti a složitosti. Dnešní profesionálové stojí na nejistém komunikačním uzlu. E-mail je stále preferovaným způsobem komunikace, ale zároveň se neustále objevuje roztrpčení ze správy e-mailů a jejich přirozených nedostatků. Aby si e-mail udržel svou dominanci nad profesionální komunikací, je nezbytné tyto problémy řešit. Klíčem by mohla být umělá inteligence se svými slibnými integracemi.