2 triky pro řízení času, které se CMO Microsoftu naučil od Billa Gatese

Na začátku své kariéry dostal Chris Capossela vzácnou příležitost, o které se jiným dvacetiletým lidem může jen zdát. Šest let po nástupu do Microsoftu mu jeden z jeho šéfů doporučil neobvyklou práci: byl autorem projevů tehdejšího generálního ředitele Billa Gatese. "Skoro mi to spadlo do klína," říká 53letý Capossela v rozhovoru pro CNBC Make It. "Bill poslal výkonnému týmu e-mail s popisem toho, co hledá, a někdo mi ho přeposlal a řekl: 'Tohle je napsáno tvým jménem, měl by ses přihlásit'… bylo to velmi náhodné, vůbec jsem to neplánoval." Capossela strávil roky 1997 až 1999 na cestách po světě s Gatesem, sledoval, jak se rozvíjí dot-com revoluce po boku jednoho z nejbohatších a nejmocnějších výkonných ředitelů v oblasti technologií, společně upravovali projevy v autobusech rychlého občerstvení a asistovali Gatesovi při živých demonstracích produktů Windows. Dnes je Capossela marketingovým ředitelem společnosti Microsoft a pracuje pod vedením Satyi Nadelly, který se stal generálním ředitelem v roce 2014. Nedávno oslavil 31. výročí svého působení v technologickém gigantu. Jednou z nejcennějších lekcí, kterou se Capossela od Gatese naučil - a také jedním z jeho tajemství úspěchu, o které se podělil - je důležitost řízení času. Gates si pečlivě plánuje svůj rozvrh, vysvětluje Capossela. "Je v tom úžasný," pokračuje. "Techniky řízení času, které jsem od něj převzal, mi umožnily dosáhnout rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem, po které jsem vždy toužil." Zde jsou dvě z technik řízení času, které se Capossela podle svých slov naučil od Gatese a na které přísahá: Naplánujte si kalendář na rok dopředuMísto toho, abyste o svém rozvrhu přemýšleli jen v týdnech a měsících, je důležité si naplánovat rok dopředu. Capossela sledoval, jak Gates plánuje svůj rozvrh na rok dopředu, většinou podle fiskálního roku společnosti Microsoft, který trvá od července do června následujícího roku. Plánování s co největším předstihem vám mimo jiné pomůže vytvořit rytmus vašeho rozvrhu, rozdělit cíle na konci roku na menší, lépe zvládnutelné úkoly, zvýšit vaši produktivitu a zlepšit rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem. Capossela dodává, že aby tato taktika fungovala, nemusíte mít napsané všechny cíle nebo projekty na příštích 12 měsíců, ale je užitečné mít hrubý nástin ročních cílů, důležitých dat, dovolených a dalších významných událostí, na které se můžete v průběhu roku odvolávat. Tato strategie pomohla Caposseleovi naplánovat si práci v době delších dovolených, které chce během roku absolvovat, a návštěv rodiny. "Když procházím svým dnem, nejsem ve stresu z toho, co mě čeká příště nebo co nestihnu, protože jsem si aktivně naplánoval kalendář na příští rok," říká. "Čas je naším nejcennějším zdrojem, jakmile ho jednou ztratíte, už ho nemůžete získat zpět… proto je důležité se ptát sám sebe: 'Jak chci strávit příští rok svého života?'" Uspořádejte si čas do různých nádobMáte někdy pocit, že plýtváte časem na schůzkách, které se opakují, nebo odpovídáte na stovky e-mailů? Je to úskalí, které trápí i jednoho z nejúspěšnějších generálních ředitelů na světě. Gates v rozhovoru pro televizního moderátora Charlieho Rose v roce 2017 řekl, že má někdy pocit, že musí nacpat do svého rozvrhu "každou minutu", aby dokázal svou "serióznost" jako vedoucí pracovník firmy. Gates však přišel na kreativní řešení tohoto problému: uspořádal si čas do různých nádob, říká Caposella, podíval se, kolik času věnuje každé nádobě, a podle toho upravil svůj rozvrh. Capossela tuto techniku zrcadlově převzal a svůj čas rozdělil do čtyř nádob: lidé (najímání, nábor a řízení týmu), firemní strategie, marketingové řemeslo a zákazníci. Začněte se čtyřmi nádobami a každé kategorii věnujte 25 % svého pracovního dne, doporučuje Capossela. Dejte kbelíkové metodě zkušební dobu 3-4 měsíců a uvidíte, zda se na jejím konci budete cítit produktivnější a budete mít svou práci pod kontrolou. "Zjistil jsem, že je to velmi osvobozující," říká Capossela. "Pomohlo mi to strategičtěji hospodařit s časem a omezit úkoly, které mi ubíraly čas."