Odstranění byrokracie vyžaduje více než měsíční sprint, ale proč?

Vedoucí pracovníci, kteří v posledních letech odešli, si stěžují na dlouhé rozhodovací cykly, slábnoucí tempo inovací a klesající chuť riskovat. Paul Graham, spoluzakladatel Y Combinatoru (proslulé akcelerátory startupů v Silicon Valley), na Twitteru poznamenal, že Google „se stal smrtelně byrokratickým“.

V době, kdy se ekonomika potácí v recesi, generální ředitel Sundar Pichai nedávno zahájil „sprint jednoduchosti“. Na setkání všech zaměstnanců koncem července vyzval k obnovení úsilí o produktivitu a požádal 174 000 zaměstnanců Googlu, aby se podělili o své nápady na zefektivnění procesů a snížení administrativy. Podle článku v časopise Insider přispěli zaměstnanci Googlu během dvoutýdenního Sprintu více než 6 000 odpověďmi. 

Na kódové konferenci v Los Angeles Pichai na základě této zpětné vazby oznámil několik změn, například snížení počtu celopodnikových cílů o třetinu, omezení zbytečných schůzek a zefektivnění procesů, jako je nástup zaměstnanců a školení. Cílem je podle Pichaie „učinit společnost o 20 % produktivnější“.

S poklesem ekonomiky budou nepochybně následovat další generální ředitelé – ale historie naznačuje, že jen málo z těchto iniciativ přinese trvalou změnu.

Vezměme si důkazy za posledních 40 let. Podle údajů Úřadu pro statistiku práce vzrostl v období od roku 1981 do srpna 2022 počet manažerů a administrátorů v americké ekonomice o 152 %, zatímco zaměstnanost ve všech ostatních kategoriích pracovních míst vzrostla o poměrně slabých 51 %. Pozoruhodné je, že pandemie tento trend zřejmě urychlila. Poměr počtu manažerů a administrátorů na jednoho zaměstnance je nyní 1:4, zatímco v 80. letech 20. století to bylo 1:7.

S tím, jak byrokracie sevřela americkou ekonomiku, se růst produktivity zastavil. Od roku 2005 rostla produktivita práce o pouhých 1,5 % ročně, což je výrazně méně než 2,3% tempo růstu dosažené v letech 1947-2005.

V roce 1988 Peter Drucker předpověděl, že do roku 2008 „bude mít typický velký podnik méně než poloviční úroveň řízení než jeho dnešní protějšek a ne více než třetinu manažerů“. To se nestalo.

V byrokracii mnoho společností nakonec zavádí další byrokracii, když narazí na problém. Každý chybný krok nebo selhání v úsudku vyvolá novou politiku. Každý špatně fungující vedoucí pracovník trvá na tom, že problém vyřeší větší rozpočet. A protože v těchto společnostech odměňování často koreluje s hodností, byrokraté stále ochotně přidávají další vrstvy a vytvářejí zbytečná administrativní místa.

Tato dynamika znamená, že rostoucí firma často dosáhne inflexního bodu, kdy byrokracie začne růst rychleji než firma sama. Ředitelé velkých společností vám budou tvrdit, že velikost přináší provozní efektivitu, ale tyto výhody jsou často přehlušeny byrokratickými nevýhodami. Příklad: V posledních pěti letech dosahovaly výnosy akcionářů 100 největších amerických společností podle tržeb (s výjimkou FAANG, Microsoftu a Tesly) v průměru méně než poloviny výnosů dosažených zbytkem indexu Russell 3000 (seznam 3 000 nejhodnotnějších amerických společností).

Souvislost mezi velikostí a byrokracií je tak neměnná, že nikoho nepřekvapí, když lídři odvětví tápou v budoucnosti – ať už jde o to, že společnost WebEx společnosti Cisco předbíhá společnost Zoom, nebo o to, že General Motors mizí ve zpětném zrcátku společnosti Tesla. Ale časem jsou bleskově rostoucí disruptoři stejně zranitelní vůči byrokracii jako veteráni, které vytlačili. 

Naštěstí malý, ale rostoucí počet postbyrokratických průkopníků dokázal, že lze být velký, aniž by byl byrokratický. Vezměme si společnost Nucor. Jako největší a nejziskovější americká ocelářská společnost Nucor prokázala hodnotu radikální decentralizace. V jejích vysoce nezávislých závodech připadá na jednoho zaměstnance třetina manažerů než u konkurence a v superštíhlé centrále společnosti pracuje pouhých 100 zaměstnanců. Týmy v první linii společnosti Nucor mají velké pravomoci a mohou utratit až 50 000 dolarů bez podpisu manažera.

Dalším příkladem je společnost Haier. Tento největší světový výrobce spotřebičů se sídlem v čínském Čching-tao se již deset let snaží vymanit z okovů byrokracie. Odvážným krokem bylo rozdělení jeho čínských provozů na 4 000 „mikropodniků“ – malých podnikatelských jednotek, které se vzájemně koordinují prostřednictvím interních smluv. Tímto krokem bylo zrušeno 12 000 středních manažerských pozic. Dnes má společnost pouze dvě úrovně řízení.

Buurtzorg, největší poskytovatel zdravotní péče v Nizozemsku, je další společností, která dává přednost „lidskosti před byrokracií“ (natolik, že je to její firemní mantra.) 16 000 pečovatelů společnosti je organizováno do týmů po 12 lidech, které fungují jako nezávislé podniky. Interní platforma WeLink usnadňuje učení napříč týmy a zajišťuje rychlé šíření osvědčených postupů. Ústřední tým Buurtzorgu tvoří několik desítek koučů na vyžádání, malá skupina IT a dva linioví manažeři.

Tyto a jim podobné společnosti jsou mnohem efektivnější a podnikavější než jejich tradičně řízené konkurence a trvale překonávají oborové benchmarky. Jejich zisky by byly závratné, kdyby se jejich výhody zopakovaly v celé globální ekonomice. Podle analýzy by snížení byrokracie o pouhou polovinu zvýšilo ekonomický výkon USA o 3,5 bilionu dolarů ročně a v celé OECD o 10 bilionů dolarů.

A nejen to, také bychom byli svědky prudkého nárůstu inovací. Podle zprávy společnosti Gallup o stavu globálního pracoviště v roce 2022 je pouze 21 % zaměstnanců na světě plně zapojeno do své práce. To není nijak překvapivé, protože průměrný zaměstnanec velké firmy je pohřben pod sedmi a více vrstvami managementu a zamotán do houštiny pravidel. Osvobození zaměstnanců od měkké tyranie byrokracie by uvolnilo příval zadržované iniciativy a vynalézavosti. Podle Gallupova odhadu by zdvojnásobení počtu angažovaných zaměstnanců zvýšilo celosvětovou produkci o dalších 8 bilionů dolarů.

Osmnáct bilionů dolarů – to je cena za odstranění byrokracie, ale její získání nebude snadné. Budeme potřebovat organizace, které se od byrokratické formy liší stejně, jako se YouTube liší od televizního vysílání nebo vyhledávač Google od průkazky do knihovny.

Prakticky to znamená provést změny, jako je zploštění pyramidy, rozdělení velkých, těžkopádných, provozních jednotek na malé, samosprávné týmy, snížení počtu závazných pravidel na minimum a spoléhání se na transparentnost a sdílené hodnoty, které zajistí odpovídající úroveň kontroly a dodržování předpisů.

Taková změna vyžaduje více než měsíční sprint. Nicméně Pichai má pravdu, když žádá zaměstnance, aby se ujali vedení. Ale místo toho, aby je žádal o pomoc při ořezávání byrokracie, musí je požádat, aby ji pomohli zabít.