Správný přístup ke sledování produktivity bez narušení důvěry zaměstnanců

Vzhledem k tomu, že distribuované týmy sedí v kancelářích i doma po celém světě, organizace zkoumají způsoby, jak získat větší přehled o tom, co se v práci děje. Pro některé společnosti to znamená využití nástrojů typu dohledu, které poskytují kompletní přehled o pracovních dnech zaměstnanců. Pro jiné to znamená přijmout mnohem méně invazivní přístup.Názory na sledování produktivity se různí, a to z dobrého důvodu. Přístupy manažerů k viditelnosti mají drasticky odlišné charakteristiky a drasticky odlišné výsledky. Z tohoto důvodu je důležité zvážit: „Jak velká viditelnost je nutná k zajištění úspěchu, aniž by došlo k narušení soukromí a důvěry?“.Existují čtyři klíčová doporučení pro vytvoření strategie viditelnosti, která zachová a zvýší důvěru zaměstnanců. První dvě kategorizuji jako základní pokyny pro návrh definování obchodní výzvy a sběr dat. Druhé dva se zaměřují na komunikaci se zaměstnanci o vaší strategii viditelnosti.ZVAŽTE, PROČ JE VIDITELNOST KLÍČOVÁ PRO ŘEŠENÍ KONKRÉTNÍCH VÝZEVZdroj: UnsplashNejpodstatnější složkou strategie viditelnosti je mít dobrý důvod, proč viditelnost potřebujeme. Potenciální důvody sahají od problémů s identifikací vyhoření na pracovišti a potřebami školení až po nulovou efektivitu procesů. Tyto příklady vytvářejí těžko viditelné překážky, které stojí v cestě výkonnosti podniku a zapojení zaměstnanců.Jako vedoucí pracovníci víme, že vyhoření ohrožuje naše talenty a ohrožuje naši produkci, a že neuspokojené potřeby školení vedou k neefektivitě a frustraci zaměstnanců. Víme také, že větší přehled o těchto problémech nám umožňuje poskytnout správnou podporu, kdy a kde je potřeba.Až příliš často se stává, že společnosti špatně investují nebo neinvestují vůbec, když jim chybí přehled. Příkladem může být např: Vedoucí pracovník se dozví, že velmi drahá technologie je nevyužívána zaměstnanci napříč firmou. Dozví se to od manažerů, kteří poukazují na přetrvávající poruchy procesů, které měla technologie vyřešit.To však neodpovídá na otázku: Proč se technologie nevyužívá? Díky údajům o přehledu mohou zjistit, kdo ji používá, kdy ji používá, jak dlouho a při jakých činnostech. Provedením tohoto úkolu zjistí, že technologii využívají pouze dva ze sedmi týmů a v těchto dvou týmech bylo v posledních dvou měsících přijato více než 50 % zaměstnanců. Najednou to dává smysl. Poslední školení o nové technologii proběhlo tři měsíce předtím.Před rychlým přechodem na:Zdroj: Unsplashvyškolit celou uživatelskou základnu,odstranit technologii,snížit počet licencí,přepsat proces,může vedoucí pracovník okamžitě navrhnout přístup ke školení pro velmi malou skupinu zaměstnanců, kteří to potřebují. Díky přehledu může tento vedoucí pracovník přesně určit, kam musí investovat a kam ne.Když společnosti nedokážou nastínit správný důvod, riskují, že budou hledat věci, které mohou být rušivé nebo kontraproduktivní pro zvýšení výkonnosti podniku. Obchodně podložené proč je prvním krokem k vytvoření autentické a dobře míněné strategie zviditelnění.Chcete využít této příležitosti?URČIT, JAKOU VIDITELNOST POTŘEBUJETE A JAKOU NEDnešní řešení viditelnosti nabízejí širokou škálu funkcí a datových sad. Schopnosti by však neměly rozhodovat o tom, kolik dat se rozhodnete shromažďovat. Namísto toho by data, která shromažďujete, měla souviset konkrétně s výzvou, kterou se snažíte vyřešit.Vedoucí pracovníci firem obvykle vycházejí z hypotézy zpětně, aby izolovali zásadní data, která budou podkladem pro jejich rozhodnutí. Například pokud chce vedoucí pracovník více porozumět tomu, kolik hodin pracuje inženýrský tým o víkendech, měl by izolovat data, na která se dívá: Inženýrští pracovníci pracují o víkendech déle než 30 minut. Aby získal hlubší představu o tom, jakou daň si to vybírá na talentu, mohl by svůj pohled rozšířit a zjistit, kteří inženýři pracující o víkendech již pracují nad určitou hranicí hodin během týdne. Tím se zvýrazní rozsah a rozšířenost tohoto problému.DŮKLADNĚ SI PROMYSLETE SVŮJ PŘÍSTUP KE KOMUNIKACI A JEJÍ DOPAD NA VAŠI ORGANIZACIZdroj: UnsplashKdyž tým zvažuje, jaká data potřebuje a proč, musí pečlivě zvážit, jak tyto potřeby sdělí širší organizaci. Přístupy k viditelnosti zvažuji ve dvou dimenzích: rozmístění a podrobnost sběru dat.V první dimenzi se přístup k nasazení pohybuje od diskrétního/skrytého nasazení, kdy zaměstnanci o sběru dat nevědí, až po transparentní nasazení, kdy jsou zaměstnanci o sběru dat plně informováni.Ve druhém rozměru se detail sběru dat pohybuje od sledování, při němž jsou shromažďovány údaje, jako jsou stisky kláves, přístupy ke kameře a pohyby myší, až po druhý konec spektra, kterým je režim ochrany soukromí, který zahrnuje anonymizaci a agregaci dat.Pokud se vedoucí pracovníci rozhodnou pro transparentní nasazení a sběr dat v režimu ochrany soukromí, mají organizace největší šanci udržet a dokonce zvýšit důvěru svých zaměstnanců. Otevřeně komunikují o nasazení řešení pro sběr dat a shromažďují pouze data nezbytná pro řešení jejich obchodní výzvy, a to anonymizovaným a agregovaným způsobem. V takovém případě je mnohem pravděpodobnější, že se zaměstnanci budou cítit součástí řešení.Některé společnosti zajdou tak daleko, že uspořádají fokusní skupiny a sdílejí data se zaměstnanci, aby je aktivně zapojily do procesů zvyšování produktivity. Jiné organizace mohou zaměstnancům umožnit přístup k jejich vlastním datům, aby se netajili tím, co se shromažďuje, ani se necítili nepříjemně a mohli těžit ze svých osobních poznatků.Zásadní je jasná komunikace o sběru dat o viditelnosti. Stejně tak je ale důležité vysvětlit, proč je shromažďujete, pokud si chcete získat a udržet důvěru a spolupráci zaměstnanců. Například zaměstnanci, kteří se dozvědí, že jejich data jsou využívána k lepšímu určení nadměrné vytíženosti, pravděpodobně uvítají, že jejich vedoucí pracovníci mají nyní přehled o nezdravé a nadměrné pracovní době. Avšak bez pochopení toho, jak, proč a kdy jsou tyto informace shromažďovány, jim pravděpodobně nebude vyhovovat, že manažeři sledují jejich čas za obrazovkou.PŘIJMĚTE OPATŘENÍ A ODSTRAŇTE PŘEKÁŽKY VE PROSPĚCH ZAMĚSTNANCŮZdroj: UnsplashDůvěryhodnost vaší strategie zviditelnění je jen tak dobrá, jak dobrá jsou data, která využijete, ať už jde o poskytování školení lidem, kteří je potřebují, nebo o zavádění dalších zdrojů ke zmírnění vyhoření.Vedoucí pracovníci, kteří využívají poznatky k podpoře svých zaměstnanců, jasně ukazují, proč je viditelnost na dnešním vysoce digitálním, distribuovaném a dynamickém pracovišti nezbytná. Podniky, které to dělají dobře, sdružují vedoucí pracovníky, aby společně vyhodnotili, jaké poznatky potřebují, a stanovili priority opatření, která musí přijmout, aby odstranili překážky. Poté sdělí svým zaměstnancům své plány – zdůrazní výchozí stav, ve kterém se dnes nacházejí, a zaměří se na cíle, kam se chtějí dostat – a zároveň sdílejí svá zjištění v průběhu cesty.Ve firmách se pravděpodobně objeví nové výzvy, které budou vypadat jinak než ty, které vyžadovaly zviditelnění na prvním místě. Upozorňuji tyto vedoucí pracovníky, aby tato myšlenková cvičení opakovali, jak se budou jejich případy použití vyvíjet.Bez rutinního uplatňování tohoto typu důslednosti ve své strategii viditelnosti se vedoucí pracovníci vystavují riziku, že budou shromažďovat data, která již nepotřebují, zanedbávat komunikaci se svými zaměstnanci a zasahovat do soukromí zaměstnanců.Organizace s propracovanými strategiemi viditelnosti si vhodně nastaví čtvrtletní přezkumy případů použití viditelnosti, aby se ujistily, že jim jejich přístup poskytuje základní informace, které potřebují, a zároveň zachovává důvěru a soukromí zaměstnanců.