Podle odborníka na behaviorální design Nira Eyala jim však uniká skutečný viník nedodržení termínů nebo zaostávání prodeje.
Velká část Eyalovy práce, včetně jeho bestselleru “Indistractable: How to Control Your Attention and Choose Your Life,”, se točí kolem překonávání rozptýlení.
Než začne firma špehovat své zaměstnance, doporučuje mnohem jednodušší řešení: Zjistěte, co lidi skutečně rozptyluje.
Existuje spousta běžných viníků – od záplavy e-mailů až po neustálé zbytečné schůzky -, ale to, jak se k identifikaci problémů postavíte, určuje, jak snadno je můžete řešit.
Zde je návod, jak identifikovat nejproblematičtější rozptylující faktory:
Začněte o tom mluvit
„Problém rozptylování v práci spočívá v tom, že o problému rozptylování v práci neumíme mluvit,“ tvrdí Eyal.
Když zaměstnanci vyjadřují obavy z pocitu rozptýlení, často je s tím spojeno stigma: Je to jen osobní problém? Nejsou schopni se soustředit z triviálních důvodů?
„Pokud nedokážou zvednout ruku a říct: ‚Hele, tohle je můj problém‘, jak to můžeme vyřešit?“ ptá se Eyal. Eyal říká.
Eliminace rozptylování na pracovišti začíná podporou prostředí, kde se lidé cítí dostatečně bezpečně, aby se svěřili se svými problémy, zejména nadřízeným.
„Věřím, že rozptylování na pracovišti je příznakem kulturní dysfunkce, že je to kanárek v uhelném dole špatné firemní kultury,“ říká Eyal.
Manažeři musí začít jít příkladem. Eyal říká, že často jsou to právě nadřízení, kteří na schůzkách neustále kontrolují své telefony a e-maily, takže to vypadá, že neustálá roztržitost by měla být standardem.
„To vysílá zprávu všem ostatním v organizaci,“ říká Eyal, „a udržuje to, čemu říkáme cyklus reaktivity, protože kultura se šíří z kopce.“
Manažeři mohou toto stigma prolomit tím, že budou mluvit o svých vlastních problémech s roztržitostí a zároveň vytvoří fóra, kde mohou zaměstnanci vyjádřit své obavy.
Synchronizujte své rozvrhy
Pro zaměstnance je menší rozptylování především o sdělování potřeb: „Řiďte své manažery,“ říká Eyal.
Manažeři často nevědí, jak zaměstnanci skutečně tráví svůj čas – dělají nesprávné závěry, když jim nějaký úkol trvá déle, než si myslí, že by měl.
Zaměstnanci tomu mohou čelit tím, že řeknou, jak plánují trávit svůj čas, říká Eyal. Sedněte si se svým nadřízeným – třeba v pondělí – a nastíněte mu svůj plán na nadcházející týden.
Zeptejte se, co by mělo a nemělo být upřednostněno: Je tato schůzka opravdu zásadní? Měl by se ten termín upravit?
Manažeři tak získají transparentnost, kterou vždy chtějí, aniž by kvůli tomu museli zaměstnance mikromanipulovat. Zároveň blokuje čas, kdy nechcete být rušeni.
„Říká jim to: ‚Toto je moje soustředěná pracovní doba, od 8:30 do 10:00. Je to můj čas na práci bez rozptylování,'“ vysvětluje Eyal. „Pak neexistuje žádná výmluva, proč by vám [váš nadřízený] měl poklepat na rameno a zeptat se: ‚Proč jste mi neodpověděli na e-mail?'“
Pokud pracujete na dálku, můžete si na Slacku nebo jiné komunikační platformě, kterou používáte, nastavit stav, který bude signalizovat, kdy přecházíte do režimu „soustředění“.
Pokud jste v kanceláři, nasazení sluchátek nepomůže, říká Eyal, protože by to mohlo vypadat, že jen sledujete video nebo posloucháte hudbu. Místo toho se přesuňte do klidnější části kanceláře nebo si na stůl dejte cedulku „Nerušit“.
Změňte své myšlení
A konečně, jak pro zaměstnance, tak pro manažery je nutná širší změna myšlení, aby se stali skutečně nerušenými.
Eyal poukazuje na to, že zdůvodnění, která si v souvislosti s vyrušováním vymýšlíme – „moji zaměstnanci by beze mě byli ztraceni“ nebo „můj šéf mě neustále potřebuje“ – jsou pouhými výmluvami. Pokud si zkusíte vyhradit čas na práci bez rozptylování, budete překvapeni svými zjištěními, upozorňuje.
„Nic hrozného se nestane,“ říká. „Myslíme si, že tyto věci jsou naléhavé, [ale] existuje jen velmi málo naléhavých případů, na které musíte reagovat právě teď.“
Za tímto účelem zkuste uklidnit hlas ve své hlavě, který vám říká, že každá jednotlivá zpráva na Slacku a e-mail je otázka života a smrti, říká Eyal.
„Je to vytvořeno v naší hlavě, většinou proto, že si uvědomujeme, že pokud nebudeme neustále na příjmu, možná budeme muset dělat těžkou práci, na kterou se necítíme – a to není žádná legrace.“
Chcete využít této příležitosti?
Zanechte svůj telefon a email a budete kontaktováni licencovanými odborníky
