Kdyby se někdo zeptal několika kancelářských pracovníků, co je podle nich největší překážkou produktivity, mnozí, ne-li většina, by pravděpodobně řekli, že porady. Kalendáře dnes vypadají jako tabule Tetrisu, kde se schůzky překrývají jedna přes druhou a nikde není vidět žádné volné místo.Ve jménu "spolupráce" se schůzky rozšířily. Ale nějak se zdá, že čím více schůzek máme, tím hůře se práce dělá. Je to proto, že většina z nás nemá vždy jasno v tom, k jakému účelu schůzka slouží. NÁKLADY NA NEPRODUKTIVNÍ SCHŮZKY Mnoho vedoucích pracovníků ve velkých globálních organizacích čelí podobným výzvám, kdy jejich pracovní dny začínají brzy ráno a končí pozdě večer, přičemž většinu času tráví na schůzkách. Tyto schůzky často nejsou jen interní, ale zahrnují i setkání s jinými divizemi, což zvyšuje jejich složitost. V globálním kontextu není neobvyklé, že pracovní den trvá od 6 nebo 7 hodin ráno až do 8 nebo 9 hodin večer, přičemž mezi jednotlivými schůzkami často není prostor pro oddech. Takový režim může vést k frustraci a vyčerpání, když pracovník tráví dlouhé hodiny večer a o víkendech doháněním úkolů, jen aby udržel krok s pracovním zatížením. Když se podívá dopředu na nadcházející týdny a měsíce, může se zdát, že tento cyklus nikdy neskončí. Podle zprávy Microsoft Workplace Trend 2023 jsou dvě z pěti hlavních překážek produktivity příliš mnoho schůzek a jejich neefektivnost. Dopady těchto schůzek však nejsou omezeny jen na dobu, po kterou na nich pracovník stráví čas. Výzkum z roku 2022 ukazuje, že stres a únava z přípravy, účasti a následné realizace úkolů spojených se schůzkami daleko přesahují samotný čas strávený na schůzce. K tomu se přidává fakt, že schůzky jsou často opakované a mezi nimi není čas na zotavení a resetování. Tento nedostatek času na regeneraci přirozeně vede ke snížení produktivity a angažovanosti. Je běžné, že se pracovníci na konci dne nebo týdne cítí, že nedosáhli ničeho smysluplného. A když se tento pocit opakuje den co den, týden co týden, stává se to vyčerpávající rutinou. Jak tomu předejít? Klíčem může být jednoduché cvičení: před plánováním schůzky nebo před přijetím pozvání na ni si položit několik základních otázek. Tento přístup umožňuje jasně si ujasnit, kam investovat svůj čas a energii. V důsledku toho se schůzky mohou stát produktivnějšími a efektivnějšími. JAKÝ JE ÚČEL SCHŮZKY? Dokážete vy nebo osoba, která schůzku vede, jasně formulovat důvod schůzky? Čeho má schůzka dosáhnout? Pokud má sloužit výhradně ke sdílení informací, s největší pravděpodobností by se nemělo jednat o schůzku. Schůzka by měla být dialogem, který se zaměřuje na dosažení stanoveného účelu. Odpověď na tuto otázku vás dovede k další otázce. KDO A PROČ SE MUSÍ SCHŮZKY ZÚČASTNIT? Vzhledem k účelu, který jste formulovali, kdo tam musí být? U každé osoby, kterou jste uvedli, byste měli být schopni vysvětlit, proč potřebujete, aby byla přítomna, a jakou vidíte její úlohu na schůzce. Pokud je jejich úlohou schválit nebo podpořit nápad, nemusí tam být. Zúčastněte se pouze těch lidí, jejichž vstup, pohled a vedení je skutečně nezbytné. EXISTUJÍ OMEZENÍ, KTERÁ VÁM MOHOU ZABRÁNIT V DOSAŽENÍ VAŠEHO ZÁMĚRU? Určete, co by vám mohlo zabránit v dosažení účelu schůzky. Mohou to být například chybějící klíčoví přispěvatelé nebo nedostatečný čas na přípravu pro vás nebo účastníky. Jakmile budete mít seznam omezení, určete řešení, jak tyto překážky zmírnit. Použijme dva výše uvedené příklady. Pokud omezení spočívá v tom, že se vaši klíčoví přispěvatelé nemohou dostavit, můžete je požádat, aby určili svého zástupce, nebo rozdělit diskusi na kratší schůzky, které jim umožní účast. Pokud je omezením nedostatek času na přípravu, můžete zvážit odložení schůzky nebo její rozdělení do sledu schůzek věnovaných jednomu konkrétnímu tématu. JAK BUDEME MĚŘIT ÚSPĚCH? Přemýšlejte o tom jako o starém přísloví "co se změří, to se udělá". Díky čemu by se všem zúčastněným vyplatilo do této schůzky investovat čas a energii? Je to tak jednoduché, jako dokončit větu: "Na konci tohoto setkání budeme mít …". Jasný cíl schůzky a způsob, jakým všichni měří úspěch, vám pomůže ve dvou věcech. Zaprvé slouží jako lakmusový papírek - máte správné účastníky? Je struktura schůzky navržena tak, aby bylo dosaženo tohoto výsledku? To vám umožní lépe řídit samotnou schůzku. Díky těmto dvěma ukazatelům můžete snáze udržet účastníky soustředěné na program jednání a vyhnout se vedlejším rozhovorům. Připraví také půdu pro uzavření schůzky s jasnými dalšími kroky, přidělenými odpovědnostmi a termíny. Když se zavážete k tomu, že si budete klást tyto čtyři otázky, budete moci zefektivnit své schůzky. Uvidíte zlepšení morálky, efektivnější pracovní postupy a hmatatelný růst firmy. Vy i účastníci schůzek se začnete cítit méně SORE, což znamená zaseknutí, zahlcení, rezignovaní a vyčerpaní. Jakmile se vám bude lépe dařit vést schůzky podle tohoto modelu, můžete začít inspirovat kulturu produktivní spolupráce a kalendář s mnohem menším chaosem. Kdo ví, možná budete motivovat i ostatní ve vaší organizaci, aby si tento přístup osvojili.