5 způsobů, jak mohou vedoucí pracovníci zajistit, aby byli s týmy v kontaktu

Ať už jde o podnikání, sport nebo umění, efektivní manažeři promění skupinu lidí ve vysoce výkonný tým. Je to spíše umění než věda, i když existuje dobře zavedený akademický výzkum typů nástrojů, metod a přístupů, které vysvětlují, proč jsou někteří manažeři efektivnější než jiní a naopak.

Klíčovou výzvou pro moderní manažery je zůstat v kontaktu s myšlenkami, problémy a motivačními stavy členů svého týmu, zejména pokud řídí velké, distribuované a virtuální týmy a osobní kontakt s různými členy týmu je řídký a nerovnoměrný. Na druhou stranu jsme nikdy neměli tolik prostředků pro komunikaci s lidmi jako nyní – není nedostatek kanálů a technologických prostředků pro spojení manažerů a jejich týmů – takže hlavní otázkou je, jaké otázky klást a jak a kdy.

Zde je několik konkrétních návrhů, jak zůstat v kontaktu se svými týmy bez ohledu na okolnosti a mít možnost měřit morálku, angažovanost a celkovou „teplotu“ tak často, jak je třeba.

Žádná otázka ani metoda kontroly nebude skutečně fungovat, pokud nejprve nevytvoříte v týmu atmosféru bezpečí, což znamená, že lidé budou vnímat, že mohou mluvit svobodně a bez následků. Bez dostatečného bezpečí se váš tým nebude vyjadřovat otevřeně a pravděpodobně vám řekne spíše to, co chcete slyšet, než to, co potřebujete slyšet.

Nejlepším způsobem, jak zajistit efektivní komunikaci se svým týmem, je věnovat pozornost jeho individuálním preferencím. Pokud někdo dává přednost osobnímu kontaktu, pokuste se ho zajistit. Pokud lidé preferují Teams nebo Zoom, pak se rozhodněte pro ně a respektujte, zda chtějí mít zapnutou kameru, ukázat své skutečné pozadí apod. Nevnucujte jim své vlastní preference nebo kritéria, ale snažte se, aby se cítili příjemně a uvolněně. I když to znamená komunikaci prostřednictvím e-mailu, textové zprávy nebo aplikace WhatApp, zvažte, čemu lidé dávají přednost, a snažte se toho držet. Totéž platí pro upozorňování předem, dodržování pravidelné struktury nebo pro neformálnější a spontánnější jednání. Spravedlnost neznamená jednat se všemi stejně, ale tak, jak si zaslouží. Jediné obecné pravidlo, které platí, je, že každý má své preference, a vy byste se měli snažit zjistit, jaké jsou, a přijmout je.

Překonejte pouhé tlachání, etiketu nebo prolamování ledů a skutečně se lidí zeptejte, jak se cítí. Do svých kontrol můžete zahrnout následující otázky:

• Jakou máte momentálně motivaci?
• Co se vám na projektech, na kterých pracujete, líbí a co ne?
• Jak se vám daří spolupráce a dynamika s ostatními?
• Je něco, co byste chtěli na své práci právě teď změnit?
• Jaká je úroveň vaší energie/nadšení?
• Jak se vám jeví morálka v týmu?
• Co by se dalo udělat pro to, aby se vaše práce zlepšila?

Otevřené otázky fungují lépe než řízené otázky, které jako by lovily odpověď, téměř řečnickým způsobem. Nevyhledávejte pochvaly ani komplimenty, více naslouchejte, než mluvte, a nedělejte ze sebe téma.

Pokud chcete, aby k vám lidé byli otevření, musíte jim dát podnět. Začněte tím, že zajistíte, aby neměli špatné následky, když nahlásí něco negativního (zpět k prvnímu bodu), a skončete tím, že je pozitivně posílíte za to, že se odvážili riskovat, promluvili a řekli vám, co je špatně. Když tak učiní, zaslouží si od vás opatření. Snaha o zlepšení, změna věcí v reakci na jejich připomínky a sledování, zda se situace zlepšuje, to vše posílí jejich ochotu být otevřený a upřímný. A pokud je vaším opatřením řešit problém následnou diskusí, udělejte to.

Existuje spousta ověřených nástrojů pro zachycení nálad vašeho týmu, od průzkumů angažovanosti a klimatu zaměstnanců přes častější „impulsy“, 360stupňovou zpětnou vazbu (a jednodušší alternativy 180 nebo vzestupnou zpětnou vazbu) až po nástroje pro sledování nálad založené na umělé inteligenci, například zpracování přirozeného jazyka. Vaše organizace může mít k některým z těchto nástrojů přístup a mohou skvěle doplnit to, co již děláte, zejména pokud se budete řídit dalšími výše uvedenými body. Mnohá řešení jsou jednoduchá a cenově dostupná a nevyžadují celopodnikovou licenci. Vezměte v úvahu, že nejlepší vědecký nástroj pro hodnocení týmové angažovanosti má pouhých devět otázek a je zdarma.

Poslední úvahou je, aby váš tým věděl, jak se cítíte. Získání představy o vlastní morálce, angažovanosti a náladě, pochopení toho, kde se nachází vaše mysl a co vám nedá spát, bude modelem právě toho chování, které se snažíte v týmu vyvolat, a zavede otevřenost a upřímnost jako základní souřadnice efektivity týmu.