Nudíte se na schůzkách? Jsou příliš dlouhé? Přemýšlejte, jak je zkrátit

Děsíme se jich účastnit, protože obvykle máme tisíc jiných věcí, které bychom s časem raději dělali. Část problému se schůzkami spočívá v tom, že o nich dostatečně nepřemýšlíme, říká Donna McGeorgeová, autorka knihy The 25 Minute Meeting: Half the Time, Double the Impact.„Lidé si je neuvědomují,“ říká. „Staly se standardním způsobem fungování. Když se objeví problém, první instinkt je jít na poradu. Lidé nejsou připraveni, a pak mají pocit, že jsou povinni na ni pozvat tisíce lidí.“V mnoha případech přitom ke schůzkám vůbec nemusí dojít a sdílené informace by mohly být zaslány e-mailem. „Existuje tolik různých způsobů, jak můžete sdílet informace, podle toho, jak jste chytří,“ říká McGeorge. „Můžete použít e-mail nebo nástroje, jako je Slack, kde můžete spouštět ankety, získávat názory a posílat videoklipy. Tolik věcí podle vás nezabere zdaleka tolik času jako šest pracovníků v rámci porady.“Přesto jsou někdy schůzky nezbytné. Schůzky jsou nejlepší, když potřebujete aktivní konverzaci, která zahrnuje vzájemné odrážení nápadů. Něco, kde se potřebujete do něčeho pustit a zažrat, říká McGeorge.Zdroj: UnsplashZatímco standardní doba porady je obvykle hodina, McGeorge říká, že ideální doba je 25 minut, přičemž se inspiroval metodou Pomodoro Francesca Cirilla, podle níž je 25 minut optimální doba, po kterou se lidé mohou soustředit.Dalším principem, který přispívá k McGeorgeově navrhovanému časovému rozvrhu, je Parkinsonův zákon, který říká, že práce se rozšiřuje tak, aby vyplnila vymezený čas. Pokud dáte schůzce hodinu, je pravděpodobné, že najdete témata k diskusi, která zaplní prázdné místo.Chcete využít této příležitosti?McGeorge také říká, že délku schůzky může ovlivnit Ringelmannův efekt. Tento efekt, který vyvinul francouzský zemědělský inženýr Max Ringelmann, popisuje tendenci k poklesu produktivity jednotlivců s rostoucí velikostí skupiny.„Čím více lidí je zapojeno, tím méně produktivní jsme,“ říká McGeorge. „Pokud se chystáte dělat věci v krátkých, ostrých 25minutových intervalech, chtějte si dát záležet na tom, koho tam máte.“Zdroj: Getty ImagesMcGeorge doporučuje, aby se účastnilo maximálně sedm lidí. „V okamžiku, kdy jich budete mít více než sedm, nezískáte podněty od každého z nich,“ říká.Chcete-li využít minuty moudře, musíte se předem připravit. McGeorge říká, že úspěšné schůzky vyžadují: účel, lidi a proces.Schůzku začněte tím, že si určíte, čeho chcete do konce schůzky dosáhnout. Chcete například přijmout rozhodnutí, vyřešit problém nebo vypracovat rozpočet. Ať už je to cokoli, je třeba to definovat.Dále se ujistěte, že máte správné lidi, a řekněte jim, co mají udělat.Zdroj: Getty Images„Schůze nejsou místem, kam byste přišli a nechali si předhazovat prezentace,“ říká McGeorge. „Nejlépe fungují, když lidem předem sdělíte účel a řeknete jim: ‚Chceme, abyste přišli připraveni diskutovat a řešit tyto problémy. Nebo: ‚Potřebujeme, abyste nám poskytli minutovou aktualizaci projektu.'“Posledním je „proces“, což znamená mít efektivní způsob vedení schůze. Místo toho, abyste nadhodili téma a od toho se odvíjeli, McGeorge doporučuje používat „scan, focus, act“. Prvních dvanáct minut se věnujte skenování, obcházejte místnost a každý z účastníků přednese minutovou informaci. Svolavatel schůzky pak soustředí informace tím, že poskytne zpětnou vazbu k tématům, která slyšel. Poslední minuty pak využijte k navržení akčních bodů, které mohou problémy vyřešit.„Jasnost plus nedostatek vytváří naléhavost,“ říká McGeorge. „Pokud máme jasno v tom, co chceme udělat, víme, jaký je náš cíl, a jsme skoupí na čas – 25 minut – vytvoříme pocit naléhavosti, aby se věci udělaly.“McGeorge říká, že je to jako přijít na schůzku a říct: „V poledne mám pevnou zastávku.“ „Všichni říkají: ‚Tak to bychom se měli soustředit,'“ říká. „Jde o to, abychom tu energii zachytili.“