Co dělat se šéfem, který vám píše v jakoukoli hodinu?

Váš šéf má otázku, úkol, letmou myšlenku. A chce odpověď. Správně. Teď.

„Po měsících jsem dostával oznámení a pořád jsem byl nervózní,“ říká Nate Shalev o svém předchozím šéfovi, který měl zálibu v e-mailech ve tři hodiny ráno, stejně jako v poledních zprávách a telefonátech, kdy poznámky zůstávaly hodinu bez odpovědi.

Pracovat pro lidi, kteří každý svůj rozmar přenášejí úderem do klávesnice – a považují vaši dobu odezvy za ukazatel produktivity – může být k zbláznění. Když se neustále připravujete na vyrušení, je soustředění nemožné. Kontrola každou půlhodinu také zrovna nepřidá na sebedůvěře.

Můžete šéfa naučit, aby zpomalil příval zpráv? A existují způsoby, jak předstírat, že jste stále na příjmu, i když tomu tak není?

„Ve hře je mocenská dynamika,“ říká Khe Hy, zakladatel a výkonný ředitel společnosti RadReads, která nabízí online kurzy produktivity. Když šéf vznese další náhodný požadavek, zdůvodní to takto: „Smím vám zkomplikovat život, pokud to usnadní život mně,“ říká.

Někdy nadřízený nemusí vůbec přemýšlet. Když pan Hy pracoval ve finančních službách, zhruba třetina údajně naléhavých oslovení, která mu jeden šéf poslal, se omezovala na: „Můžete mi poslat odkaz na přihlášení k fantasy fotbalu?“ nebo „Jak že se jmenovala ta restaurace v New Yorku?“

Normy a zkratky

Nejprve zjistěte, jaké jsou skutečné standardy. Očekává váš šéf, nebo dokonce chce, abyste reagovali na náhodný odkaz na článek, který vystřelil o půlnoci, zatímco houpal své dítě, aby usnulo? Hy doporučuje kategorizovat typy zpráv, které dostáváte – od e-mailů se zadáním úkolů po úvahy zaslané o víkendu – a zeptat se šéfa, kdy očekává odpověď na každý typ.

Pokud je odpověď co nejdříve, vždy, zkuste e-mailový filtr. Hy si v předchozím zaměstnání vytvořil takový, který třídil e-maily od dvou jeho šéfů do složky, kterou označil jako VIP. Zařazoval do ní e-maily, kde byl v poli příjemce „to“, nikoliv „cc“. Tato složka byla jediná v jeho doručené poště, takže bylo snadné zjistit, kdy mu přišly důležité požadavky.

Nechcete být přilepeni k e-mailu? (Nebo ke Slacku či Microsoft Teams?) Můžete použít software pro automatizaci pracovních postupů, jako je Zapier, který vás upozorní, když vás šéf osloví. Zapier vám například může automaticky poslat odkaz na přímou zprávu vašeho nadřízeného na Slacku nebo přidat obsah šéfova e-mailu do vašeho seznamu úkolů. Nebo jej můžete nastavit tak, aby vás upozornil, když vám váš nadřízený třikrát za sebou pípne.

Aplikace, jejíž cena začíná na 19,99 dolaru měsíčně za prémiové funkce, umí také nastavit automatickou odpověď na zprávy vašeho nadřízeného, takže můžete automaticky odepsat: „Díky, šéfe. Mám to. V příští hodině se ozvu,“ říká Chris Geoghegan, senior ředitel produktového managementu Zapier.

Pokud je šéf typem, který píše SMS, můžete si upravit nastavení telefonu a přiřadit manažerovi konkrétní vyzvánění, aby vám toto zvonění neuniklo.

Převezměte zpět kontrolu

Možná jste i vy součástí problému. Mnozí z nás tak zoufale touží ukázat, jak tvrdě pracujeme a jak jsme oddaní, že se snažíme reagovat, kdykoli se ozve nadřízený. Ale studie z roku 2021 zjistila, že příjemci přeceňují, jak rychle odesílatelé očekávají odpovědi na e-maily po pracovní době.

„Ostatní nás nesoudí tak přísně, jak si myslíme,“ říká Laura M. Giurgeová, spoluautorka článku a odborná asistentka na London School of Economics and Political Science. Výzkum také zjistil, že lidé, kteří dostávají e-maily mimo pracovní dobu, se cítí více vystresovaní, než odesílatelé očekávali.

Pokud svému šéfovi neustále odepisujete na zprávy během večeře, posilujete tím myšlenku, že vám manažer může psát v kteroukoli hodinu, říká Nancy Halpernová, konzultantka v oblasti vedení, která spolupracovala se společnostmi, jako jsou Novartis AG a Bank of America Corp.

„Mějte trochu kontrolu nad svým vlastním životem,“ říká.

Podívejte se na text, a pokud si myslíte, že může hodinu počkat, dojezte. Pokud je to superurgentní, radí zavolat a nabídnout: „Viděl jsem vaši zprávu a chtěl jsem odpovědět. Právě dojíždím večeři. Můžu ti zavolat za hodinu?“

Tímto způsobem svého nadřízeného trénujete, že jste přítomni, klidní a plně registrujete požadavek, a zároveň si zachováváte část své moci (a připomínáte svému nadřízenému, že máte život i mimo práci).

Zkuste předejít šéfovým žádostem na poslední chvíli sledováním vzorců, říká ní Halpernová. Má tendenci zasílat vám zprávy v pátek odpoledne? Stresuje ji jeden klient? Kontaktujte šéfovou několik hodin předtím, než obvykle začíná záplava, a upozorněte, že se chcete ujistit, že řešíte její priority.

Bryce Anderson kdysi podlehl kouzlu šéfa, zakladatele startupu, který mu běžně posílal e-maily uprostřed noci. Skutečnost, že vedoucí pracovník zřejmě pracoval šíleně dlouho a nespal, mu připadala cool, říká.

Když Anderson náhodou zahlédl e-mail ve dvě hodiny ráno, hned na něj odpověděl. Asi po roce práce ve firmě mu jeden kolega řekl, že se zakladatel přiznal, že e-maily píše přes den a jejich odesílání plánuje na noc, aby vypadal produktivněji.

Toto odhalení bylo jako odhalení muže za oponou v „Čaroději ze země Oz“. Anderson si slíbil, že už takhle pracovat nebude.

Nyní je spolumajitelem chicagské videoprodukční firmy a používá plán odesílání, aby zajistil, že občasné e-maily, které napíše poté, co jdou jeho děti spát, budou doručeny během dne.

„Jsme firma, která končí v pět a začíná v devět,“ říká.