25minutová schůzka: poloviční čas a dvojnásobný dopad

Většina lidí je však také nenávidí – ne proto, že by se díky nim něco udělalo (což se děje), ale proto, že obvykle ztrácejí spoustu času. Protože se jich nemůžeme zbavit, řešením je zlepšit je tím, že je uděláme efektivnější, hodnotnější a stručnější.

Podívejte se do kalendáře. Kolik vašich schůzek trvá 60 minut nebo déle? Představte si, kolik času byste měli na práci (nebo dokonce jen na přemýšlení), kdyby šlo o schůzky trvající 25 minut. A představte si, jak si tohoto času budou vážit členové vašeho týmu a kolegové, kteří se účastní vašich schůzek.

Dvacet pět minut není libovolné číslo: je to umění i věda. Jednoduše řečeno, 25 minut je praktických, snadných a dosažitelných – a je to podloženo rozumem.

Akční kroky

Plán 25minutové schůzky obsahuje tři kroky:

1. Nastavení

Účel. Než pozvete lidi na schůzku, zamyslete se nad tím, proč ji vůbec pořádáte. I když existují stovky důvodů, proč se lidé scházejí, obvykle spadají do jedné ze tří kategorií: Informovat, sladit nebo vyřešit. U každé schůzky, kterou pořádáte, dokončete tuto větu: „Na konci této schůzky by bylo skvělé, kdyby….“. Výsledek uveďte do pozvánky na schůzku. U každé schůzky, na kterou jste pozváni, požádejte organizátora (zdvořile), aby dokončil stejnou větu.

Lidé. 25minutová schůzka je nejvhodnější pro skupiny maximálně pěti lidí. Zvažte, proč je každá osoba potřebná, a položte si dvě otázky: Jakou roli bude na této schůzce hrát? Jakou hodnotu jim jejich čas na této schůzce přinese nebo přinese?

Proces. Jak dosáhneme stanoveného účelu schůzky? Mít proces a strukturu, které usnadní diskusi, znamená, že každý může přispívat rovnoměrně a volně plynoucí rozhovor je efektivní. Dobrý proces porady se řídí vaším programem, usnadňuje účast a slouží výsledku porady.

2. Ukažte se

Připravenost. Nedostatek plánování a přípravy je jednou z největších příčin neefektivních schůzek. Uveďte účel schůzky v pozvánce, rozesílejte předem programy a ujistěte se, že lidé mají dostatek času na prostudování případné předběžné četby.

Dochvilnost. Bez ohledu na to, kdo je v místnosti, schůzka začne i skončí včas. Pro opozdilce se žádné opakování nekoná. Respektováním času druhých a dané problematiky či tématu vytváříme pozitivní pocity vůči kolegům v týmu. To vede k otevřenějším, upřímnějším a otevřenějším diskusím, které následně vedou k dosažení výsledků schůzky.

Přítomnost. Pokud nepotřebujete promítat diapozitivy nebo něco předvádět na počítači, měly by být schůzky odpojené od sítě: žádné telefony, notebooky nebo tablety nejsou povoleny.

3. Mluvte nahlas

Zúčastněte se. V pozvánce na schůzku dejte lidem vědět, že budou vyzváni k aktuálním informacím, názorům, myšlenkám nebo otázkám. Aby se cítili příjemně a rychle se zapojili, zvažte použití krátké kontrolní otázky nebo aktivity (například na stupnici 1-10, jak se dnes cítíte?).

Produkovat. Využijte schůzku ke zlepšení práce, nikoli k tomu, abyste někomu bránili v „opravdové práci“, a dodržujte pevnou strukturu schůzky. Rámec Scan Focus Act (poprvé formulovaný Jimem Channonem, Frankem Burnsem a Lindou Nelsonovou v roce 1983) udržuje schůzky na správné cestě:

Skenování. K čemu jsme tady? Jaký je kontext setkání? Čím mohou lidé přispět do diskuse? Maximálně 12 minut.

Zaměření. Které dvě nebo tři věci vyžadují naši pozornost nebo jsou hnacím motorem našeho rozhodování či řešení problémů? Maximálně osm minut.

Zákon. Co ještě musíme udělat? Jaká opatření jsou nutná? Co bude následovat? Maximálně pět minut.

Pokračujte. Lidé by měli ze schůzky odcházet s pocitem, že jsou plni energie a ochoty pokročit dál, podniknout další kroky a mít jasno v tom, co je třeba udělat. K tomu dochází při následné korespondenci.

Podle organizace Rocket Meetings, která se specializuje na produktivitu, si více než 40 % konferenčních platforem nepamatuje, co bylo rozhodnuto nebo kdo má co udělat po skončení schůzky. Kromě toho má 20 % účastníků odlišný názor na to, co bylo rozhodnuto.

„Jednoduše řečeno, 25 minut je praktických, snadných a dosažitelných – a navíc je to i chytré.“

Jak ji používá jeden z vedoucích pracovníků

Stejně jako mnoho jiných manažerů má Sandra, vedoucí konstruktérka v automobilovém průmyslu, většinu dnů vyplněných schůzkami, které se konají za sebou. Většinu z nich označuje za formální a nedostatečně flexibilní, aby je mohla měnit. Má však také mnoho náhodných schůzek, které jsou obvykle naplánovány na 60 minut, což se rozhodla změnit na 25minutový model.

Schůzky vede tak, že klade otevřené otázky a čeká, až lidé odpoví. Ačkoli je to těžké, ticho má podle ní velkou sílu, protože každý se dívá, kdo promluví první. Tato změna vytvořila jasné zlepšení ve způsobu, jakým diskuse probíhají, jak lidé komunikují, a dokonce i jak se věnují úkolům, které jim byly zadány.

Mezi další koncepty, které si osvojila a které nyní pravidelně používá, patří:

• Zaslání krátkého programu před akcí, aby se účastníci cítili informováni a nebyli zaskočeni, a následné dodržování programu a zavádění nových témat pouze v odůvodněných případech.
• Přijít včas (na fyzickou i online schůzku), vypadat profesionálně a neztrácet čas.
• Zaznamenávání živých poznámek na obrazovku nebo na papír, aby se všichni mohli vyjádřit a dohodnout na dalších krocích.
• Zasílání zápisů do 24 hodin, aby byli všichni informováni o dohodnutých výsledcích.
• Přesunutí termínu, pokud se klíčové osoby opozdí nebo se nemohou zúčastnit; nemá smysl ztrácet čas lidí tím, že se schůzka stejně koná.