3 způsoby, jak se vedoucí mohou lépe připravit na obtížné rozhovory na pracovišti

V době ekonomického poklesu jsou kvůli finančnímu tlaku a nejistotě zaměstnání ještě vypjatější. To vede ke stále vypjatějším otázkám ze strany zaměstnanců i klientů. Arnnon Geshuri, ředitel pro lidi ve společnosti Teladoc, zaujímá k obtížným rozhovorům na pracovišti proaktivní přístup. „Je důležité být přítomen a vítat těžké rozhovory,“ říká. „Mnoho lidí se těžkým tématům vyhýbá a buď nechává problémy vyhnít, nebo samotnou interakci považuje za zdroj stresu. Člověk by měl spíše přijímat problémy i v těch nejnáročnějších situacích.“Důležitou součástí mé práce při vedení komunikační firmy je školení vedoucích pracovníků, jak podávat informace důvěryhodným a autentickým způsobem – což platí zejména v případě, kdy jsou problémy na vodě. Zní to dost jednoduše, že? No, znovu a znovu jsem byl svědkem toho, jak odborníci tápali v otázkách, které byly položeny nečekaně nebo byly svou povahou zatěžující. Nemusí to tak být.Obtížné rozhovory zdůrazňují potřebu přípravy i porozumění. I když vedoucí pracovníci nikdy přesně nevědí, na co se jich někdo zeptá nebo s jakými záludnými dialogy se setkají, zde jsou tři rámce pro sestavení – a přednesení – opravdového komentáře během náročných situací.PROVÉST RADIKÁLNÍ PŘÍPRAVUKdyž komici s lehkostí pronášejí improvizované vtipy nebo politici s přehledem zvládají naléhavé otázky, je ve hře jedna klíčová síla – příprava. Tato úroveň tréninku je pro vedoucí pracovníky při předávání informací naprosto zásadní, a to zejména v případě, že je třeba sdílet problematický obsah. Ve své firmě pracuji se společnostmi na vytvoření základních bodů „Home Base“, což jsou čtyři hlavní body, které musí formulovat při jakékoli výměně názorů. Nejenže je musí mít zapamatované, aby mohly vyprávět svůj příběh, ale vedoucí pracovníci je používají jako maják, který jim pomůže opustit nejasná témata a zůstat v souladu s tím, o čem by chtěli diskutovat.Kromě toho, že je třeba mít takto dobře nacvičené základní sdělení, je nezbytné předvídat otázky, které mohou být položeny. Abyste vedoucí pracovníky udrželi ve střehu, podrobte je cvičení, které se nazývá „Red Line“. Zde vedoucí pracovníky opakovaně můžete zasypávat palčivými otázkami, aby si vybudovali výdrž a nenechali se při žádném rozhovoru vyvést z míry. Pomáhá to otestovat jejich bojovnost, až budou mluvit v televizi CNBC, před členy správní rady nebo budou mít projev ve své firmě. Přísnost spojená s tímto cvičením pomáhá odstranit ego jednotlivce, který zná dané téma, a místo toho se zaměřuje na jeho schopnost dobře ho přednést.PŘEVEZMĚTE EXTRÉMNÍ ODPOVĚDNOSTBývalý vysloužilý důstojník Navy SEAL Jocko Willink ve své dnes již nechvalně proslulé přednášce na TEDx nabádá vedoucí pracovníky, aby v každé situaci převzali „extrémní odpovědnost“, zejména při oslovování týmu v náročných okamžicích. Při řešení obtížného problému může být užitečné používat výroky „já“ k vyjádření pocitů a perspektivy. Willink například převzal plnou zodpovědnost za neúspěšné akce na bojišti a poté nabídl řešení, která zajistí, že už nikdy takto neselžou. Tím si vytvořil ještě větší důvěru velitelského kádru i důvěru svého týmu. Podobně může používání výroků „já“ v práci pomoci vedoucím pracovníkům deeskalovat situace, což zvyšuje pravděpodobnost, že se ostatní lidé budou cítit angažovaní, aby naslouchali a pracovali na trvalých řešeních.Tím, že někdo s respektem přistupuje k tématům z vlastního pohledu, může dát druhému člověku najevo, že se skutečně snaží pochopit jeho myšlenky. Toto vzájemné porozumění vytváří rozhodující základ pro podporu produktivní debaty, což je myšlenka, která je podle Geshuriho důležitá pro zdravou kulturu na pracovišti. „Pro přednesení citlivých témat je třeba vytvořit atmosféru pro konstruktivní diskusi, ve které se každý cítí pohodlně, když může druhému oponovat. Vytvoření prostoru, který je psychologicky bezpečný a dává každému možnost otevřeně diskutovat o myšlenkách, může být konstruktivní pro všechny strany a sjednotí tým směrem k dosažení obchodních cílů.“Chcete využít této příležitosti?VYUŽÍVAT TECHNOLOGIEPřestože zkušenosti vedoucího pracovníka může nahradit jen máloco, technologie mohou významně rozšířit jeho odborné znalosti, aby lépe zvládl obtížné období. Vedoucí pracovníci dnes mohou využívat nástroje umělé inteligence téměř v každém kroku procesu přípravy a šíření informací – a zajistit tak, že náročná sdělení budou dobře formulovaná a také co nejvhodněji předaná.Díky scrapování stránek, jako je Quora, Queue.ai zdatně identifikuje vysoce hodnotné otázky, které se vztahují k dané problematice, a poté využívá AI k doplnění vlastních odpovědí vedoucích pracovníků týkajících se těchto poznatků. Generativní programy AI jsou také obzvláště vhodné pro pomoc při řešení náročných rozhovorů. Program ChatGPT společnosti OpenAI je obratný při vytváření obsahu v konverzačním tónu na základě jednoduché textové výzvy. Tento model může vedoucím pracovníkům pomoci uspořádat a formulovat jejich myšlenky, stejně jako vytvářet obtížné otázky pro cvičení „Red Line“, která prověří jejich schopnost přednášet. Nedávné oznámení společnosti Microsoft o integraci ChatGPT do svého kancelářského balíku Office podpoří plynulejší pracovní postup pro rychlé vytváření obsahu. Mezi další unikátní nástroje gen-AI patří FactGPT společnosti Longshot, který dokáže poskytnout i textové podněty obsahující citace zdrojů, Forethought, který pomáhá při zasílání zpráv zákaznické podpoře, a Writer pro zefektivnění šíření informací.I když tyto nově vznikající nástroje mohou pomoci v procesu obtížných rozhovorů, za konečné kurátorství a rozesílání by měly být nakonec zodpovědné týmy vedoucích pracovníků.