8 způsobů, jak můžete výrazně zlepšit své komunikační dovednosti

Pravdou je, že i ti z nás, kteří jsou dobrými komunikátory, nejsou zdaleka tak dobří, jak si myslí. Toto přeceňování našich komunikačních schopností se ještě umocňuje při komunikaci s lidmi, se kterými trávíme nejvíce času.

Výzkumníci z University of Chicago Booth School of Business tuto teorii otestovali a zjistili, že je překvapivá. V rámci studie výzkumníci spojili účastníky s lidmi, které dobře znali, a pak znovu s lidmi, které nikdy neviděli. Vědci zjistili, že lidé, kteří se dobře znali, si nerozuměli o nic lépe než lidé, kteří se právě seznámili! A co hůř, účastníci často nadhodnocovali své schopnosti komunikovat, což se výrazněji projevilo u lidí, které dobře znali.

„Náš problém při komunikaci s přáteli spočívá v tom, že si děláme iluzi, že máme přehled,“ řekl spoluautor studie Nicholas Epley. „Zdá se, že sblížení s někým vytváří iluzi porozumění více než skutečné porozumění.“

Když komunikujeme s lidmi, které dobře známe, předpokládáme, čemu rozumějí – předpoklady, které si u cizích lidí netroufáme vyslovit. Tato tendence přeceňovat to, jak dobře komunikujeme (a jak dobře nám rozumí), je tak rozšířená, že pro ni psychologové dokonce mají název: „closeeness-communication bias“.

„Pro efektivní komunikaci je zásadní pochopit, že to, co vím já, se liší od toho, co víš ty,“ uvedl vedoucí studie Kenneth Savitsky, „ale toto pochopení může být nepolapitelné. Někteří [lidé] mohou být skutečně naladěni na stejnou vlnovou délku, ale možná ne tolik, jak si myslí. Člověk je uspěchaný a zaujatý a přestává vnímat perspektivu druhého člověka.“

Přijímání opatření

Komunikace je skutečnou prací vůdce; nemůžete se stát skvělým vůdcem, dokud nejste skvělým komunikátorem. Skvělí komunikátoři inspirují lidi. Vytvářejí spojení, které je skutečné, emocionální a osobní. A skvělí komunikátoři vytvářejí toto spojení díky porozumění lidem a schopnosti mluvit přímo k jejich potřebám způsobem, který jsou připraveni slyšet.

Následujících osm strategií vám pomůže překonat předsudky v komunikaci, které nás brzdí ve styku s každým, s kým se setkáme, zejména s těmi, které dobře známe. Použijte tyto strategie a sledujte, jak vaše komunikační dovednosti dosáhnou nových výšin.

Mluvte ke skupinám jako k jednotlivcům. Jako vedoucí musíte často mluvit ke skupinám lidí. Ať už se jedná o malou týmovou schůzku nebo celofiremní shromáždění, musíte si ve svém přístupu vypěstovat takovou míru intimity, aby měl každý jednotlivec v místnosti pocit, že mluvíte přímo k němu. Trik spočívá v eliminaci rozptylování davem, abyste mohli přednést své sdělení stejně, jako byste mluvili k jedinému člověku. Chcete být emocionálně upřímní a vyzařovat stejné pocity, energii a pozornost, jako byste mluvili jeden na jednoho (na rozdíl od úzkosti, která přichází s vystupováním před lidmi). Schopnost zvládnout tento úkol je charakteristickým znakem skvělé komunikace s vedoucími pracovníky.

Mluvte tak, aby vás lidé poslouchali. Skvělí komunikátoři pečlivě čtou své publikum (skupiny i jednotlivce), aby se ujistili, že neplýtvají dechem na sdělení, které lidé nejsou připraveni slyšet. Mluvit tak, aby vás lidé poslouchali, znamená, že své sdělení průběžně upravujete tak, abyste zůstali s publikem (co je připraveno slyšet a jak je připraveno to slyšet). Hloupé opakování, abyste se ujistili, že jste řekli to, co jste říci chtěli, nemá na lidi stejný účinek jako zapojení do smysluplného dialogu, v němž dochází k výměně myšlenek. Odolejte nutkání za každou cenu vnutit svůj názor. Když vaše mluvení vede k tomu, že lidé kladou dobré otázky, víte, že jste na správné cestě.

Naslouchejte, aby lidé mluvili. Jedním z nejhorších pokušení pro vedoucí pracovníky je považovat komunikaci za jednosměrnou. Když komunikujete, musíte dát lidem dostatek příležitostí, aby se vyjádřili. Pokud zjistíte, že máte v rozhovorech často poslední slovo, pak je to pravděpodobně něco, na čem musíte zapracovat.

Naslouchání není jen o poslouchání slov, ale také o naslouchání tónu, rychlosti a hlasitosti hlasu. Co se říká? Je něco, co není řečeno? Jaká skrytá sdělení pod povrchem existují? Když na vás někdo mluví, přestaňte se vším ostatním a plně naslouchejte, dokud druhá osoba nedomluví. Když telefonujete, nepište e-mail. Když máte s někým schůzku, zavřete dveře a posaďte se blízko dotyčné osoby, abyste se mohli soustředit a naslouchat. Takovéto jednoduché chování vám pomůže zůstat v přítomném okamžiku, zachytit signály, které druhá osoba vysílá, a dát najevo, že skutečně uslyšíte, co říká.

Emocionálně se propojte. Maya Angelou to řekla nejlépe: „Lidé zapomenou, co jste řekli a udělali, ale nikdy nezapomenou, jak se díky vám cítili.“ Jako vedoucí pracovník je vaše komunikace impotentní, pokud se s ní lidé nespojí na emocionální úrovni. To je pro mnoho vedoucích pracovníků těžké zvládnout, protože mají pocit, že musí vytvářet určitou osobnost. Nechte to být. Chcete-li se s lidmi emocionálně spojit, musíte být transparentní. Buďte lidští. Ukažte jim, co vás pohání, na čem vám záleží, co vás nutí ráno vstát z postele. Vyjádřete tyto pocity otevřeně a navážete s lidmi citové pouto.

Čtěte řeč těla. Vaše autorita ztěžuje lidem vyjádření toho, co mají skutečně na mysli. Bez ohledu na to, jak dobré vztahy máte se svými podřízenými, klamete sami sebe, pokud si myslíte, že jsou k vám stejně otevření jako ke svým kolegům. Musíte se tedy zdokonalit v chápání nevyřčených sdělení. Největší bohatství informací se skrývá v řeči těla lidí. Tělo komunikuje nepřetržitě a je vydatným zdrojem informací, proto cíleně sledujte řeč těla během schůzek i neformální konverzace. Jakmile se na řeč těla naladíte, budou pro vás sdělení hlasitá a jasná. Věnujte stejnou pozornost tomu, co se neříká, jako tomu, co se říká, a odhalíte fakta a názory, které lidé nejsou ochotni vyjádřit přímo.

Připravte si svůj záměr. Malá příprava vám pomůže říci to, co jste chtěli, a dosáhnout zamýšleného účinku rozhovoru. Nepřipravujte si projev; vytvořte si představu o tom, na co se má rozhovor zaměřit (aby lidé slyšeli sdělení) a jak toho dosáhnete. Vaše komunikace bude přesvědčivější a trefnější, když si svůj záměr připravíte předem.

Přeskočte žargon. Svět byznysu je plný žargonu a metafor, které jsou neškodné, pokud se s nimi lidé dokážou ztotožnit. Problémem je, že většina vedoucích pracovníků žargon nadužívá a svou „obchodní mluvou“ odcizuje své podřízené i zákazníky. Pokud chcete navázat kontakt se svými lidmi, používejte ji střídmě. Jinak budete působit neupřímně.

Procvičujte aktivní naslouchání. Aktivní naslouchání je jednoduchá technika, která zajišťuje, že se lidé cítí být vyslyšeni, což je zásadní prvek dobré komunikace. Procvičování aktivního naslouchání:

• Věnujte více času naslouchání než mluvení.
• Neodpovídejte na otázky otázkami.
• Vyvarujte se dokončování vět ostatních.
• Soustřeďte se více na druhého člověka než na sebe.
• Zaměřte se na to, co lidé právě teď říkají, ne na to, jaké jsou jejich zájmy.
• Přeformulujte to, co druhá osoba řekla, abyste se ujistili, že jste jí správně porozuměli („Takže mi říkáte, že tento rozpočet potřebuje další zvážení, že?“).
• Přemýšlejte o tom, co řeknete, až někdo domluví, ne až když mluví.
• Pokládejte spoustu otázek.
• Nikdy nepřerušujte.
• Nedělejte si poznámky.

Sjednocení všeho dohromady

Při používání těchto strategií se snažte vyhnout tomu, abyste si ukousli větší sousto, než dokážete rozkousat. Stačí pracovat na jedné až třech strategiích najednou. Pokud se budete snažit vzít si na starost víc, než zvládnete, nedosáhnete takového pokroku, jako kdybyste své zaměření zúžili. Jakmile se stanete efektivní v jedné konkrétní strategii, můžete se místo ní pustit do další. Komunikace je dynamickým prvkem vedení, který se prolíná většinou toho, co děláte každý den. Budete mít dostatek příležitostí zlepšit své schopnosti v této klíčové dovednosti.